SharePoint Hub Sites in Office 365


Verwendung von Hub Sites im Intranet

Am 21.03.18 hat Mark Kashmann (Microsoft) in einem interessanten Artikel die Funktion der Hub-Sites in Office 365 dargestellt. Eine neue Option, Intranet Seiten, basierend auf SharePoint Online den Anwendern verfügbar zu machen. Die Verwendung der Funktionen rund um Hub-Sites setzt auf den “neuen” Websites (Modern Websites) in Office 365 auf. Das bedeutet, dass diese Funktionen auch NUR dort greifen (Stand: 31.03.2018).

Vorgestellt wurde diese Funktion erstmalig auf der Ignite 2017 und nun ist sie seit einigen Tagen verfügbar.

Dieser BLOG Beitrag setzt in einem kompletten Beispiel eine Hub-Site und verbindet einige News / Teams Sites mit der Hub-Site. Ich hoffe, dass ich mit diesem Beitrag das Verständnis und natürlich viele neue Ideen bei den Lesern des Artikels wecken kann und wünsche viel Spaß !


Was ist eine Hub-Site ?

Ein Hub-Site ist eine (Modern) – Site, an die sich andere (Modern) Sites verbinden können. Eine Site kann immer nur zu einer Hub-Site verbunden sein. Allerdings kann es mehrere Hub-Sites in einem Tenant geben (max 50). Die Anzahl der zu einer Hub-Site verbundenen Sites ist nicht begrenzt.

Welche Site Vorlagen können zu Hub-Sites konfiguriert werden ?

Voraussetzung für die Konfiguration einer Hub-Site ist die Verwendung der Vorlage Kommunikationswebsite oder Teamwebsite, die sich im Punkt “SharePoint” im Office 365 Dashboard befindet. Es ist nicht möglich, eine klassische Teamsite als Hub-Site zu konfigurieren. Das ist für existierende Umgebungen, die bereits vieles, basierend auf den klassischen Teamsites oder Veröffentlichungssites umgesetzt haben, eine echte Einschränkung. Für Unternehmen, die jedoch neu starten wollen, ergeben sich dadurch neue und interessante Optionen, die sie in ihre strategische Betrachtung mit einfließen lassen sollten.

How-to ____ step-by-step

Starten wir zunächst mit einer neuen Kommunikations-Site, die später als Hub-Site fungieren soll.

Dazu erstellen wir eine neue Kommunikations-Site unter Verwendung der folgenden Schritte…

image

Im anschließenden Auswahldialog wird die Erstellung einer Kommunikationswebsite ausgewählt…

image

Im nächsten Schritt erfolgt die Grundkonfiguration der Kommunikationswebsite. Im Beispiel habe ich ein leeres Design gewählt (1), als Websitenamen Intranet verwendet (2), die sich daraus ergebende URL übernommen (3) und in der Websitebeschreibung eine aussagekräftige Websitebeschreibung eingetragen (4).

image

Nach Anklicken des Knopfes “Fertig stellen”, wird die neue, leere Kommunikationswebsite erstellt und erscheint nach wenigen Sekunden im Browser…

image

Diese URL ist zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Hub-Site. Dazu muss sie mithilfe einiger Power Shell Befehle erst konfiguriert werden.

HINWEIS: Die im Folgenden verwendeten Power Shell Befehle stehen erst mit der aktuellen SharePoint Online Management Shell zur Verfügung ! Die aktuelle SharePoint Online Management Shell lässt sich hier herunterladen.

Nach dem erfolgreichen Download und der Installation führen die folgenden Befehle zu einer erfolgreichen Konfiguration der soeben erzeugten URL als Hub-Site. Dazu führe ich die Power Shell ISE als Admin aus…

#Verbinden zu SharePoint Online als Administrator
$adminUPN=“EIN GÜLTIGER ADMIN ACCOUNT
$orgName=“NAME DER ORGANISATION
$userCredential = Get-Credential -UserName $adminUPN -Message „Type the password.“
Connect-SPOService -Url https://$orgName-admin.sharepoint.com -Credential $userCredential

#Registrieren der URL als Hub-Site im Tenant
Register-SPOHubSite https://imconsultnet.sharepoint.com/sites/intranet

#Einstellung zur Beschreibung der Hub-Site
Set-SPOHubSite -Identity https://imconsultnet.sharepoint.com/sites/intranet -Description „Die Intranet Site“

#Optional — einschränken der Benutzer, die auf diese Hub-Site verlinken dürfen. Wenn diese Option NICHT angegeben wird, dürfen alle Site
#Owner die Site einer Hub-Site zuordnen.
#Im Beispiel dürfen dies nur Mitglieder der „mail-enabled-Security-Group“ Hubadmin. Ist eine solche Einschränkung geplant, muss zunächst mithilfe
#Exchange Admin Umgebung eine solche Gruppe erzeugt werden

Grant-SPOHubSiteRights -Identity https://imconsultnet.sharepoint.com/sites/intranet -Principals hubadmin@im-consult.net -Rights Join

Nach erfolgreicher Ausführung erscheint in der Zusammenfassung die durchgeführte Konfiguration wie folgt…

image

Zusätzlich wird auf der neu konfigurierten Hub-Site eine weitere globale Navigationsleiste angezeigt (Refresh des Browser nicht vergessen !)

image

Die neue globale Navigationsleiste kann noch weiter konfiguriert werden (und das sollte sie auch). Zunächst lässt sich ein Logo einrichten, dass dann im linken Bereich erscheint.

HINWEIS: Das Logo sollte nicht höher als 24 Pixel sein.

Die Einstellungen zum Logo und der Beschreibung finden sich im Menü: Hub-Websiteeinstellungen…

image

image

Nach Speichern der durchgeführten Änderung, erscheint diese in der globalen Navigationsleiste der Hub-Site.

image

Nachdem die Hub-Site erfolgreich erstellt und konfiguriert wurde, werden neue oder vorhandene (Modern) Team Sites oder (Modern) Kommunikationswebsites erzeugt und dann zur Hub-Site verbunden. Auch diese Schritte werden im folgenden dargestellt.

Dazu wird zunächst eine weitere Kommunikationswebsite für das Intranet IT Team erzeugt. Die Schritte dazu sind identisch der Schritte zur Erstellung der Intranet – Kommunikationswebsite und werden hier nicht noch einmal detailliert beschrieben.

Das Ergebnis sollte dann wie folgt aussehen (im Beispiel wurde als Design “Thema” gewählt)…

image

Wie im Bild zu erkennen ist, hat die soeben erstellte Kommunikationswebsite des Intranet IT Teams noch keine Verbindung zur vorher erzeugten Hub-Site des Intranets. Dies erfolgt mithilfe der folgenden Konfigurationsschritte…

image

image

Im zweiten Bild erfolgt die Zuordnung der Kommunikationswebsite zur Hub-Site “Intranet”. Dadurch werden zwei Konfigurationen von der Hub-Site übernommen

  1. Die neue globale Navigationsleiste
  2. Das in der Hub-Site verwendet Farbschema

image

Im letzten Schritt wird nun noch die neue globale Navigationsleiste mit einem Link zur soeben erstellten Intranet IT Team Kommunikationswebsite erweitert. Dazu wird wieder auf die Hub-Site gewechselt und dort die Funktion zur Bearbeitung der Links angeklickt…

image

image

image

Der neue Linkeintrag erscheint nun auf der Kommunikationswebsite des Intranet und…

image

…auf der Kommunikationswebsite des Intranet IT Teams.

Zusammenfassung

Die Funktion der Hub-Sites bringt einige interessante neue Aspekte zur Planung und Umsetzung von Intranets mit sich. Es können bis zu 50 Hub-Sites innerhalb eines Tenants erzeugt werden. Das bedeutet, eine Site kann thematisch einer bestimmten Hub-Site zugeordnet werden. Ändert sich die Organisation oder der Kommunikationsschwerpunkt in der Organisation kann eine Site mit wenigen Mausklicks einer anderen Hub-Site zugeordnet werden, nutz deren Layout und deren globale Navigation. Und das, ohne dass sich bei der Berechtigung auf die jeweilige Site etwas ändert. Auch dieser Punkt gilt es zu betrachten, denn er hat einen direkten Einfluss auf die “möglichen” Einträge in der manuell gepflegten globalen Navigation. So ist es durchaus möglich, einen Link hinzuzufügen. auf dessen Ziel nicht jeder Zugriff hat. Das endet dann in einer Zugriffsanforderungsseite, was sicher nicht immer gewollt ist !

Die globale Navigation basiert also nicht auf einer strukturierten oder einer Metadaten-basierten Navigationsstruktur sondern wird einfach manuell gepflegt. Auch eine Mehrstufigkeit ist damit möglich.

Ich sehe hier die Herausforderung für Unternehmen und Berater, eine Umsetzung zu finden, die das Beste aus beiden Welten (Modern und Classic) miteinander verbindet. Die Hub-Site Verwendung ist sehr schnell und wirkungsvoll umzusetzen, reagiert sehr flexibel auf Änderungen in der Kommunikationsstruktur und liefert schnell ansprechende Ergebnisse. Allerdings reduziert sich der Einsatz auf die durchgehende Verwendung der “Modern” Sites. Diese können (Stand 31.03.2018) nur bedingt mit den Möglichkeiten eigener Inhaltstypen etwas anfangen. So lässt sich zwar ein neuer Dokument-Inhaltstyp erzeugen, diesem jedoch kein individuelles Dokument zuordnen. Der Versuch endet in einer Berechtigungsfehlermeldung.

Die klassischen Websites sind somit nicht “ausgestorben” sondern spielen genau dort ihre Stärke aus, wo es um Inhaltstypen, Berechtigungsvererbung, suchgesteuertem Inhalt usw. geht.

Ich hoffe, dieses How-to und die zusammenfassende Betrachtung hilft beim Testen und der zukünftigen Planung Hub-Site basierter Intranets und freue mich auf Rückmeldungen.

—Martin

I am an independent IT Consultant focussing an Microsoft based technologies, mainly MS SharePoint MS Active Directory MS Office365 Training

Tagged with:
Veröffentlicht in Office365, SharePoint

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d Bloggern gefällt das: