Neue Preise für Microsoft 365


Am 19.08.2021 hat Microsoft im Beitrag (New pricing for Microsoft 365 | Microsoft 365 Blog) die Information veröffentlicht, dass ab 01.03.2022 neue, erhöhte (!) Preise gelten.

Nach 10 Jahren (ja, so lange gibt es Office 365 / Microsoft 365 schon) und einer Menge Innovationen und Entwicklungen (laut MS 1400 neue Features …. !?) finde ich diese Preiserhöhung in Ordnung. Ja, Budgeverantwortliche werden natürlich genervt sein, aber ich denke, das Preis – Leistungsverhältnis stimmt noch immer und ich gehe davon aus, dass die Produkte, deren Features, die Stabilität und die Sicherheit auch in Zukunft weiterentwickelt und verbessert wird. Daan wird sich Microsoft ohnehin immer messen lassen müssen.

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Reduzieren von Abschnitten in SharePoint Online


Hallo zusammen,

vor einigen Tagen hat Microsoft in SharePoint Online eine neue Funktion zur Optimierung der Darstellung von Abschnitten auf einer Websiteseite verfügbar gemacht. Es handelt sich dabei um die Funktion, einen Abschnitt auf einer Seite reduzierbar zu konfigurieren. Das ermöglicht der Person, die die Inhalte auf einer Websiteseite bereitstellt, einen Abschnitt entweder bereits reduziert mit einer Überschrift darzustellen oder den Abschnitt so bereitzustellen, dass dieser von Lesenden reduziert werden kann. Damit lassen sich auch Websiteseiten mit längerem Text in Abschnitten oder größeren Bildern in Abschnitten übersichtlich bereitstellen. Die Abschnitte mit den Informationen, werden dann nach Bedarf und Wunsch der Lesenden dargestellt oder zusammengeklappt.

Wo die Funktion auftaucht und wie sie sich auswirkt, habe ich im Folgenden beschrieben.

Zunächst betrachten wir eine Seite, die diese Einstellung noch nicht konfiguriert hat.

Diese Seite besitzt mehrere Abschnitte, in denen sich Text und Bilder befinden. Dadurch erscheint die Seite sehr lang und ggf. erfordert dies, dass beim Lesen viel in vertikaler Richtung gescrollt werden muss. Um das erforderliche Scrolling zu reduzieren, lassen sich einzelne Abschnitte auf der Seite „reduzierbar“ konfigurieren. Dazu wird die Seite zunächst in den Bearbeitungsmodus umgeschaltet.

Im Bearbeitungsmodus wird zunächst der Abschnitt, der reduzierbar werden soll markiert und von dort der Abschnitt bearbeitet.

Im Bereich der Abschnittskonfiguration findet sich neu die Option „Diesen Abschnitt reduzierbar machen“. Wird die Option eingeschaltet, muss noch ein Anzeigename und die Standardanzeige eingerichtet werden.

Nach erfolgter Konfiguration bitte nicht vergessen, die Änderung zu veröffentlichen!

Nach der Veröffentlichung der geänderten Seite erscheint der gewählte Abschnittsname und im rechten Bereich ein Pfeil, der auf einen reduzierten Abschnitt hinweist. Klickt man auf den Pfeil oder den Abschnittsnamen, wird der reduzierte Abschnitt geöffnet (aufgeklappt).

Ich kann mir die Verwendung dieser „kleinen“ Funktion sehr gut für längere Websiteseiten vorstellen, die mithilfe reduzierter Abschnitte bestimmte Texte mithilfe von Grafiken oder Bildern genauer erklären wollen.

Eine nette Funktion wie ich finde !

Wie immer wünsche ich viel Spaß beim Ausprobieren

– Martin Schlenker

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Seitendiagnose für SharePoint


Hallo zusammen

Mit diesem Beitrag möchte ich auf ein „kleines, nützliches“ Add On für den Edge und den Chrome Browser hinweisen, das es SharePoint Online Administratoren vereinfacht, Geschwindigkeits- und Laufzeitprobleme auf SharePoint Websiteseiten zu finden. Das Tool ist bereits seit einiger Zeit verfügbar und Microsoft hat unter Verwenden des Tools „Seitendiagnose“ für SharePoint Online – Microsoft 365 Enterprise | Microsoft Docs eine gute Dokumentation bereitgestellt. Deshalb hier nur ein paar Screenshots mit kurzer Darstellung.

Das Tool lässt sich unter:

Seitendiagnose für SharePoint – Microsoft Edge Addons

Seitendiagnose für SharePoint – Chrome Web Store (google.com)

herunterladen und installieren.

Anschließend findet man im Browser ein kleines Symbol zum Starten des Tools.

Befindet man sich beim Anklicken des Tools auf einer SharePoint Websiteseite, öffnet sich der Dialog wie folgt…

 

Hier startet man das Tool und es beginnt mit dem Sammeln der Seiteninformationen.

 

Das Sammeln kann einige Sekunden dauern…

 

Nach Abschluss der Sammlung erfolgt die Zusammenfassungsdarstellung und man hat die Möglichkeit, sich bei den Einträgen, die gelb sind (bzw. rot im Bereich Netzwerkablaufverfolgung) Details anzeigen zu lassen, um von dort ggf direkt mit der Optimierung zu starten.

 

In diesem Fall wäre es eine gute Idee, das PowerBI WebPart auf eine eigen Seite zu verschieben, damit der Start der Website HomePage optimal schnell ausgeführt wird.

Viel Spaß und Erfolg beim Einsatz des Tool.

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Einfügen und Verwenden von Viva Connection in MS Teams Desktop


Microsoft stellt mit Viva Connections eine von vier Technologien aus dem Viva Universum bereit. In diesem BLOG Beitrag möchte ich die Schritte und Ergebnisse zum Einrichten und der Verwendung von Viva Connections beschreiben.

Um die folgenden Schritte erfolgreich durchführen zu können sind folgende Voraussetzungen erforderlich

  • Zugriff auf die aktuelle Version der Microsoft SharePoint Online Management Shell
  • Zugriff auf einen Account mit der Rolle Globaler Administrator oder den beiden Rollen SharePoint Administrator und Teams Administrator
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 192 x 192 PNG
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 32 x 32 PNG monochrom
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 20 x 20 PNG
  • Eine SharePoint Online basierte Startseite (kann auch Hubsite sein), sollte Kommunikationswebsite sein
  • Das heruntergeladene Package des Viva Connections for desktop PowerShell script

Tipp: Ich habe sowohl das „Viva Connections for desktop PowerShell script“ als auch die oben genannten PNG Dateien in einen eigens dafür eingerichteten Ordner auf der lokalen Festplatte meines PC gespeichert. Das erleichtert das spätere Suchen.

 

Nachdem alles so weit vorbereitet ist, wird zunächst eine Microsoft SharePoint Online Management Shell im Kontext des Administrators geöffnet und die folgenden zwei Zeilen ausgeführt

Connect-SPOService -Url https://TENANT-admin.sharepoint.com -Credential <ADMIN ACCOUNT>

Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://TENANT.sharepoint.com/

Dieses Script meldet sich zunächst im Kontext eines globalen oder SharePoint Admins am Admin Portal an. Anschließend wird die unter Punkt 6 genannte Startseite als sogenannte HomeSite festgelegt. Dabei wird in der neuen SharePoint App Bar, die Microsoft seit einigen Tagen ausrollt, der Link auf die Standard SharePoint Startseite durch diese URL ersetzt.

Nach Ausführung des o.g. PowerShell Befehls erscheint auf der Seite der im Parameter angegebenen URL ein neuer Eintrag (Hinweis: Das kann ein paar Minuten dauern !!)

Mithilfe dieser Funktion lassen sich einige Optionen konfigurieren, die sich wie folgt darstellen.

Nach Bestätigung der geänderten Einstellungen kann es erneut einige Minuten dauern, bis diese angewendet werden. Danach ändert sich die SharePoint App Bar wie folgt.

Hinter dem Logo liegt dann der Link auf die angegebene Startseite unter Verwendung der Startwebsite-Navigation (alternativ: Hub Navigation)

Nun kann diese neue Konfiguration auch in der Microsoft Teams Desktop App unter Zuhilfenahme einer eigenen dafür entwickelten App (das macht das PowerShell Script) eingerichtet werden. Die Schritte hierfür sind wie folgt.

Das PowerShell Script (Viva Connections for desktop PowerShell script) wird gestartet. Nach dem Start fragt das Power Shell Script verschiedene Parameter ab

Hier ist es wichtig, speziell bei den „Description“ – Parametern, darauf zu achten, dass alles korrekt und vollständig ist, da die dort eingegebenen Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in der App dargestellt werden.

Wie zum Ende des Scripts dargestellt, wird eine .ZIP Datei auf dem Desktop erzeugt. Diese wird danach im MS Teams Admin Center als Unternehmens App bereitgestellt.

 

 

 

Anschließend erscheint die „neue“ App im „App Store“.

Nun steht die neue App auch in der MS Teams Desktop App zur Auswahl bereit.

Sie kann von dort hinzugefügt und in der Side Bar direkt nach oben verschoben werden.

Die neue App fügt einige neue Funktionen hinzu. Beim Anklicken der App öffnet sich die angegebene Startseite des Intranet Portals.

 

Beim nochmaligen Anklicken öffnet sich zusätzlich noch die verwendete Navigation sowie die in der SharePoint App Bar verwendeten Links zu „Meine Website“ und „Neuigkeiten“

 

Bei Verwendung der Suche ist es nun möglich Begriffe sowohl innerhalb von MS Teams als auch innerhalb der SharePoint Online Umgebung zu suchen.

 

Zusammenfassung:

Durch die Einrichtung von Viva Connections werden die für die Mitarbeitenden wichtigen Plattformen MS Teams und SharePoint Online viel näher zusammengeführt. Es ist möglich, direkt in der MS Teams Desktop App auf die Inhalte der relevanten SharePoint Online Seiten zuzugreifen und auch darin zu suchen. Das funktioniert allerdings nur mit „Modern Sites“ und zurzeit ausschließlich in der MS Teams Desktop App.

Microsoft führt die Integration ihrer wichtigsten Anwendungen weiter zusammen und ist hier auf einem wirklich spannenden Weg.

Viel Spaß beim „Einrichten“ und „Bereitstellen“ in der Organisation.

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Microsoft Lists auf iOS


Heute teile ich mal keinen rein schriftlichen Inhalt sondern möchte mit diesem Video auf eine ausgesprochen interessante neue Funktion hinweisen.

Viel Spaß beim „Anschauen“

— Martin

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SharePoint Online Dokumentbibliothek als organisationsweites Vorlagenverzeichnis


Seit vielen Jahren bietet die Microsoft Office Desktop Umgebung die Möglichkeit, eine Fileserver basierte Freigabe als sogenanntes Arbeitsgruppenvorlage – Verzeichnis in den Optionen der Office Applikation einzustellen.


Im Bild ist zu erkennen, dass in diesem Fall auf ein lokales Verzeichnis verwiesen wird. Hier ist es selbstverständlich auch möglich auf eine Freigabe, die durch einen Laufwerksbuchstaben verbunden ist, zu verweisen. Eine ausgesprochen praktische Möglichkeit, den Mitarbeitenden in der Organisation Vorlagen nicht nur zentral zur Verfügung zu stellen, sondern auch derart bereitzustellen, dass bei der Auswahl einer entsprechenden Vorlage ein neues Dokument / Folie / Arbeitsmappe basierend auf der Vorlagendatei erzeigt wird. Dabei wird die eigentliche Vorlagendatei nicht verändert. Dadurch ist es einfach möglich, einige wenige (Marketing / Corpporate Communication o.ä.) Mitarbeitende in der Organisation mit Schreibrechten auf diese Freigabe zu versehen und alle anderen mit Leserechten.

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DKIM Einstellung bei Fehlermeldung


Hallo und für alle Interessierten erstmal ein glückliches und gesundes Jahr 2021 !

Heute beschreibe ich ein Szenario, dass mich in den letzten Tagen ein wenig Zeit und einen Support Call bei Microsoft gekostet hat und hoffe, dem einen oder anderen damit zu helfen.

Für ein anstehendes Kundenprojekt habe ich vor einigen Tagen eine Besprechungsanfrage bekommen, die ich zusagen wollte. Leider hat der „gegnerische“ Mailserver meine Zusage mit der Begründung abgelehnt. Hier ein Ausschnitt aus der Fehlermeldung:

Die von Ihnen gesendete Nachricht wurde aus Sicherheitsgründen abgelehnt. Die DKIM Signatur konnte nicht ordnungsgemäß validiert werden, dies deutet auf eine nachträgliche Veränderung des Nachrichteninhalt hin.

Bitte lassen Sie die DKIM Einstellungen von Ihrer Systemadministration überprüfen und senden Sie die Nachricht anschließend erneut.

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Microsoft 365 Network Connectivity Test Tool (Vorschau)


Microsoft hat am 21.09.2020 einen Hinweis auf ein interessantes Toolset unter https://docs.microsoft.com/de-de/Microsoft-365/Enterprise/office-365-network-mac-perf-onboarding-tool?WT.mc_id=MACHealthNetworkPerformanceTool&view=o365-worldwide veröffentlicht. Dabei handelt es sich um eine browserbasierte Möglichkeit, die Netzwerkperformance des eigenen Standortes zu den Microsoft 365 Ressourcen festzustellen. Die Ergebnisse liefern dann auch einen Ansatz zu Optimierungen.

Der o.a. Link gibt auch gleich eine gute Erläuterung der Ergebnisse.

Wo findet sich das Tool ? Ganz einfach: https://connectivity.office.com/

Happy „connecting“

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Umschalten der SharePoint Online Startseite


Nachdem Microsoft bereits seit einigen Monaten die PowerShell basierte Option zur Verfügung stellt, die „klassische“ Startseite in SharePoint Online auf eine Modern Site umzuschalten, habe ich mich einfach mal daran versucht.

Da meine Umgebung bereits sieben Jahre alt ist, gibt es hier natürlich „nur“ die klassische Startseite. Diese möchte ich eigentlich nicht mehr wirklich weiterentwickeln. Deshalb habe ich mich dafür entschieden, auf eine Modern Site zu wechseln.

Dabei hilft der PowerShell Befehl: Invoke-SPOSiteSwap

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Site Themes in Modern SharePoint Sites


Hallo und ein frohes neues Jahr 2019 !

Das Jahr ist erst ein paar Stunden alt und endlich finde ich die Zeit, mal wieder einen neuen BLOG Beitrag zu posten. Diesmal habe ich mich dem Thema „Site Templates in Modern SharePoint Sites“ gewidmet. Mit den neuen „Modern Sites“ hat Microsoft auch die Möglichkeiten zum individuelleren Branding einer Modern Site angepasst und, wie ich finde, auch gleich vereinfacht.

Im folgenden BLOG Beitrag möchte ich die Vorgehensweise zum Anlegen und Publizieren eines eigenen Site Templates erläutern. Aus Gründen der Vereinfachung werde ich dabei den Weg über die PowerShell gehen. Das Beispiel wende ich an einer eigens für diesen Zweck angelegten Websitesammlung (SiteTemplateTest) an.

Nach dem Anlegen einer Website oder Websitesammlung im „Modern Design“, wird zunächst ein Standardtheme von Microsoft auf die Website angewendet.

Microsoft stellt weitere Themes zur Verfügung. Diese sind über das Zahnrad am oberen rechten Rand und der Auswahl der Funktion „Aussehen ändern“ zu erreichen.

Es erscheinen die verfügbaren Themes in einer vertikalen Auswahl.

Wer bereits im eigenen Unternehmen oder im Kundenauftrag SharePoint Umgebungen konfiguriert hat, weiß, dass viele Kunden oder auch die eigenen Firma an dieser Stelle gern eigene Farbkombinationen, die deutlich näher am Corporate Design liegen, einsetzen möchten. Um ein eigenes Theme zu erstellen, benötigt man nur drei Voraussetzungen

Einen Benutzeraccount mit SharePoint Admin Berechtigungen im Office365 Tenant

Ein wenig Ahnung von PowerShell

Den Zugriff auf den SharePoint Theme Generator

Ich starte an dieser Stelle gleich mit dem Erzeugen eines eigenen Theme mit dem Theme Generator…

Der Theme Generator startet zunächst mit einer Voreinstellung für die Primäre Theme Farbe, die Farbe des Textkörpers und die Farbe des Hintergrundbereiches.

Im unteren Berecih der Website des Theme Generator lassen sich die Änderungen in Echtzeit sehen und man hat Zugriff auf drei unterschieiche Ausgabemöglichkeiten des Anpassungsscripts

Code

JSON

PowerShell

Scollt man weiter auf der Website nach unten, so lassen sich die im oberen Bereich durchgeführten Anpassungen sofort am Beispiel verschiedener Elemente einer SharePoint Website anzeigen.

Für das gewählte Beispiel soll ein neues Theme mit dem Namen „MyCompany01“ erzeugt werden. Das Theme wird farblich angepasst.

Nachdem alle farblichen Anpassungen durchgeführt wurden, kopiert man das dadurch erzeugte PowerShell Script in eine PowerShell ISE Umgebung oder einen Codeeditor der Wahl.

Beim Einfügen des erzeugten PwerShell Scrips ist eine „Besonderheit“ (___oder sollte man Bug schreiben ?!) zu beachten. Das erzeugte PowerShell Script ist nicht komplett. Am Anfang des Scrips steht das @ Zeichen. Damit jedoch die im Script angegebenen Farbanpassungen mithilfe des Befehls „add-spotheme“ angewendet werden können, muss die Anpassung der Farbpalette zunächst in eine PowerShell Variable gespeichert werden. Es macht also viel Sinn, vor dem @ Zeichen noch eine Variablenzuordnung einzutragen !

Das Script sieht dann wie folgt aus

# PowerShell Script zum Zuordnen eines neuen Themes zu SharePoint Online
#
$themepallette = @{
„themePrimary“ = „#cd5b1e“;
„themeLighterAlt“ = „#fdf7f4“;
„themeLighter“ = „#f7e1d5“;
„themeLight“ = „#f0c8b3“;
„themeTertiary“ = „#e0966e“;
„themeSecondary“ = „#d26c35“;
„themeDarkAlt“ = „#b8521c“;
„themeDark“ = „#9b4517“;
„themeDarker“ = „#723311“;
„neutralLighterAlt“ = „#8b8b8b“;
„neutralLighter“ = „#898989“;
„neutralLight“ = „#838383“;
„neutralQuaternaryAlt“ = „#7a7a7a“;
„neutralQuaternary“ = „#757575“;
„neutralTertiaryAlt“ = „#707070“;
„neutralTertiary“ = „#91919162.f45d745d1744“;
„neutralSecondary“ = „#79797962.f45d745d1744“;
„neutralPrimaryAlt“ = „#62626262.f45d745d1744“;
„neutralPrimary“ = „#dadada62.f45d745d1744“;
„neutralDark“ = „#32323262.f45d745d1744“;
„black“ = „#1a1a1a62.f45d745d1744“;
„white“ = „#8e8e8e“;
}
Connect-SPOService -Url https://YOURTENANT-admin.sharepoint.com
Add-SPOTheme -Name „MyCompany01“ -Palette $themepallette -IsInverted $false

Nach Ausführung des o.a. PowerShell Scripts sollte sich das neue Theme in der Auswahl der Site Themes befinden.

Nun kann es für die (Modern) Website angewendet werden und liefert auch gleich das entsprechende Ergebnis.

Ich hoffe, ich konnte mit dieser „kleinen“ Darstellung dem ein oder anderen ein paar wertvolle Hinweise liefern und freue mich auf Kommentare von euch.

–Martin

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