Einfügen und Verwenden von Viva Connection in MS Teams Desktop


Microsoft stellt mit Viva Connections eine von vier Technologien aus dem Viva Universum bereit. In diesem BLOG Beitrag möchte ich die Schritte und Ergebnisse zum Einrichten und der Verwendung von Viva Connections beschreiben.

Um die folgenden Schritte erfolgreich durchführen zu können sind folgende Voraussetzungen erforderlich

  • Zugriff auf die aktuelle Version der Microsoft SharePoint Online Management Shell
  • Zugriff auf einen Account mit der Rolle Globaler Administrator oder den beiden Rollen SharePoint Administrator und Teams Administrator
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 192 x 192 PNG
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 32 x 32 PNG monochrom
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 20 x 20 PNG
  • Eine SharePoint Online basierte Startseite (kann auch Hubsite sein), sollte Kommunikationswebsite sein
  • Das heruntergeladene Package des Viva Connections for desktop PowerShell script

Tipp: Ich habe sowohl das „Viva Connections for desktop PowerShell script“ als auch die oben genannten PNG Dateien in einen eigens dafür eingerichteten Ordner auf der lokalen Festplatte meines PC gespeichert. Das erleichtert das spätere Suchen.

 

Nachdem alles so weit vorbereitet ist, wird zunächst eine Microsoft SharePoint Online Management Shell im Kontext des Administrators geöffnet und die folgenden zwei Zeilen ausgeführt

Connect-SPOService -Url https://TENANT-admin.sharepoint.com -Credential <ADMIN ACCOUNT>

Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://TENANT.sharepoint.com/

Dieses Script meldet sich zunächst im Kontext eines globalen oder SharePoint Admins am Admin Portal an. Anschließend wird die unter Punkt 6 genannte Startseite als sogenannte HomeSite festgelegt. Dabei wird in der neuen SharePoint App Bar, die Microsoft seit einigen Tagen ausrollt, der Link auf die Standard SharePoint Startseite durch diese URL ersetzt.

Nach Ausführung des o.g. PowerShell Befehls erscheint auf der Seite der im Parameter angegebenen URL ein neuer Eintrag (Hinweis: Das kann ein paar Minuten dauern !!)

Mithilfe dieser Funktion lassen sich einige Optionen konfigurieren, die sich wie folgt darstellen.

Nach Bestätigung der geänderten Einstellungen kann es erneut einige Minuten dauern, bis diese angewendet werden. Danach ändert sich die SharePoint App Bar wie folgt.

Hinter dem Logo liegt dann der Link auf die angegebene Startseite unter Verwendung der Startwebsite-Navigation (alternativ: Hub Navigation)

Nun kann diese neue Konfiguration auch in der Microsoft Teams Desktop App unter Zuhilfenahme einer eigenen dafür entwickelten App (das macht das PowerShell Script) eingerichtet werden. Die Schritte hierfür sind wie folgt.

Das PowerShell Script (Viva Connections for desktop PowerShell script) wird gestartet. Nach dem Start fragt das Power Shell Script verschiedene Parameter ab

Hier ist es wichtig, speziell bei den „Description“ – Parametern, darauf zu achten, dass alles korrekt und vollständig ist, da die dort eingegebenen Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in der App dargestellt werden.

Wie zum Ende des Scripts dargestellt, wird eine .ZIP Datei auf dem Desktop erzeugt. Diese wird danach im MS Teams Admin Center als Unternehmens App bereitgestellt.

 

 

 

Anschließend erscheint die „neue“ App im „App Store“.

Nun steht die neue App auch in der MS Teams Desktop App zur Auswahl bereit.

Sie kann von dort hinzugefügt und in der Side Bar direkt nach oben verschoben werden.

Die neue App fügt einige neue Funktionen hinzu. Beim Anklicken der App öffnet sich die angegebene Startseite des Intranet Portals.

 

Beim nochmaligen Anklicken öffnet sich zusätzlich noch die verwendete Navigation sowie die in der SharePoint App Bar verwendeten Links zu „Meine Website“ und „Neuigkeiten“

 

Bei Verwendung der Suche ist es nun möglich Begriffe sowohl innerhalb von MS Teams als auch innerhalb der SharePoint Online Umgebung zu suchen.

 

Zusammenfassung:

Durch die Einrichtung von Viva Connections werden die für die Mitarbeitenden wichtigen Plattformen MS Teams und SharePoint Online viel näher zusammengeführt. Es ist möglich, direkt in der MS Teams Desktop App auf die Inhalte der relevanten SharePoint Online Seiten zuzugreifen und auch darin zu suchen. Das funktioniert allerdings nur mit „Modern Sites“ und zurzeit ausschließlich in der MS Teams Desktop App.

Microsoft führt die Integration ihrer wichtigsten Anwendungen weiter zusammen und ist hier auf einem wirklich spannenden Weg.

Viel Spaß beim „Einrichten“ und „Bereitstellen“ in der Organisation.

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Microsoft Lists auf iOS


Heute teile ich mal keinen rein schriftlichen Inhalt sondern möchte mit diesem Video auf eine ausgesprochen interessante neue Funktion hinweisen.

Viel Spaß beim „Anschauen“

— Martin

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SharePoint Online Dokumentbibliothek als organisationsweites Vorlagenverzeichnis


Seit vielen Jahren bietet die Microsoft Office Desktop Umgebung die Möglichkeit, eine Fileserver basierte Freigabe als sogenanntes Arbeitsgruppenvorlage – Verzeichnis in den Optionen der Office Applikation einzustellen.


Im Bild ist zu erkennen, dass in diesem Fall auf ein lokales Verzeichnis verwiesen wird. Hier ist es selbstverständlich auch möglich auf eine Freigabe, die durch einen Laufwerksbuchstaben verbunden ist, zu verweisen. Eine ausgesprochen praktische Möglichkeit, den Mitarbeitenden in der Organisation Vorlagen nicht nur zentral zur Verfügung zu stellen, sondern auch derart bereitzustellen, dass bei der Auswahl einer entsprechenden Vorlage ein neues Dokument / Folie / Arbeitsmappe basierend auf der Vorlagendatei erzeigt wird. Dabei wird die eigentliche Vorlagendatei nicht verändert. Dadurch ist es einfach möglich, einige wenige (Marketing / Corpporate Communication o.ä.) Mitarbeitende in der Organisation mit Schreibrechten auf diese Freigabe zu versehen und alle anderen mit Leserechten.

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Veröffentlicht in Allgemein, Office365

DKIM Einstellung bei Fehlermeldung


Hallo und für alle Interessierten erstmal ein glückliches und gesundes Jahr 2021 !

Heute beschreibe ich ein Szenario, dass mich in den letzten Tagen ein wenig Zeit und einen Support Call bei Microsoft gekostet hat und hoffe, dem einen oder anderen damit zu helfen.

Für ein anstehendes Kundenprojekt habe ich vor einigen Tagen eine Besprechungsanfrage bekommen, die ich zusagen wollte. Leider hat der „gegnerische“ Mailserver meine Zusage mit der Begründung abgelehnt. Hier ein Ausschnitt aus der Fehlermeldung:

Die von Ihnen gesendete Nachricht wurde aus Sicherheitsgründen abgelehnt. Die DKIM Signatur konnte nicht ordnungsgemäß validiert werden, dies deutet auf eine nachträgliche Veränderung des Nachrichteninhalt hin.

Bitte lassen Sie die DKIM Einstellungen von Ihrer Systemadministration überprüfen und senden Sie die Nachricht anschließend erneut.

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Microsoft 365 Network Connectivity Test Tool (Vorschau)


Microsoft hat am 21.09.2020 einen Hinweis auf ein interessantes Toolset unter https://docs.microsoft.com/de-de/Microsoft-365/Enterprise/office-365-network-mac-perf-onboarding-tool?WT.mc_id=MACHealthNetworkPerformanceTool&view=o365-worldwide veröffentlicht. Dabei handelt es sich um eine browserbasierte Möglichkeit, die Netzwerkperformance des eigenen Standortes zu den Microsoft 365 Ressourcen festzustellen. Die Ergebnisse liefern dann auch einen Ansatz zu Optimierungen.

Der o.a. Link gibt auch gleich eine gute Erläuterung der Ergebnisse.

Wo findet sich das Tool ? Ganz einfach: https://connectivity.office.com/

Happy „connecting“

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Umschalten der SharePoint Online Startseite


Nachdem Microsoft bereits seit einigen Monaten die PowerShell basierte Option zur Verfügung stellt, die „klassische“ Startseite in SharePoint Online auf eine Modern Site umzuschalten, habe ich mich einfach mal daran versucht.

Da meine Umgebung bereits sieben Jahre alt ist, gibt es hier natürlich „nur“ die klassische Startseite. Diese möchte ich eigentlich nicht mehr wirklich weiterentwickeln. Deshalb habe ich mich dafür entschieden, auf eine Modern Site zu wechseln.

Dabei hilft der PowerShell Befehl: Invoke-SPOSiteSwap

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Veröffentlicht in Office365, SharePoint

Site Themes in Modern SharePoint Sites


Hallo und ein frohes neues Jahr 2019 !

Das Jahr ist erst ein paar Stunden alt und endlich finde ich die Zeit, mal wieder einen neuen BLOG Beitrag zu posten. Diesmal habe ich mich dem Thema „Site Templates in Modern SharePoint Sites“ gewidmet. Mit den neuen „Modern Sites“ hat Microsoft auch die Möglichkeiten zum individuelleren Branding einer Modern Site angepasst und, wie ich finde, auch gleich vereinfacht.

Im folgenden BLOG Beitrag möchte ich die Vorgehensweise zum Anlegen und Publizieren eines eigenen Site Templates erläutern. Aus Gründen der Vereinfachung werde ich dabei den Weg über die PowerShell gehen. Das Beispiel wende ich an einer eigens für diesen Zweck angelegten Websitesammlung (SiteTemplateTest) an.

Nach dem Anlegen einer Website oder Websitesammlung im „Modern Design“, wird zunächst ein Standardtheme von Microsoft auf die Website angewendet.

Microsoft stellt weitere Themes zur Verfügung. Diese sind über das Zahnrad am oberen rechten Rand und der Auswahl der Funktion „Aussehen ändern“ zu erreichen.

Es erscheinen die verfügbaren Themes in einer vertikalen Auswahl.

Wer bereits im eigenen Unternehmen oder im Kundenauftrag SharePoint Umgebungen konfiguriert hat, weiß, dass viele Kunden oder auch die eigenen Firma an dieser Stelle gern eigene Farbkombinationen, die deutlich näher am Corporate Design liegen, einsetzen möchten. Um ein eigenes Theme zu erstellen, benötigt man nur drei Voraussetzungen

Einen Benutzeraccount mit SharePoint Admin Berechtigungen im Office365 Tenant

Ein wenig Ahnung von PowerShell

Den Zugriff auf den SharePoint Theme Generator

Ich starte an dieser Stelle gleich mit dem Erzeugen eines eigenen Theme mit dem Theme Generator…

Der Theme Generator startet zunächst mit einer Voreinstellung für die Primäre Theme Farbe, die Farbe des Textkörpers und die Farbe des Hintergrundbereiches.

Im unteren Berecih der Website des Theme Generator lassen sich die Änderungen in Echtzeit sehen und man hat Zugriff auf drei unterschieiche Ausgabemöglichkeiten des Anpassungsscripts

Code

JSON

PowerShell

Scollt man weiter auf der Website nach unten, so lassen sich die im oberen Bereich durchgeführten Anpassungen sofort am Beispiel verschiedener Elemente einer SharePoint Website anzeigen.

Für das gewählte Beispiel soll ein neues Theme mit dem Namen „MyCompany01“ erzeugt werden. Das Theme wird farblich angepasst.

Nachdem alle farblichen Anpassungen durchgeführt wurden, kopiert man das dadurch erzeugte PowerShell Script in eine PowerShell ISE Umgebung oder einen Codeeditor der Wahl.

Beim Einfügen des erzeugten PwerShell Scrips ist eine „Besonderheit“ (___oder sollte man Bug schreiben ?!) zu beachten. Das erzeugte PowerShell Script ist nicht komplett. Am Anfang des Scrips steht das @ Zeichen. Damit jedoch die im Script angegebenen Farbanpassungen mithilfe des Befehls „add-spotheme“ angewendet werden können, muss die Anpassung der Farbpalette zunächst in eine PowerShell Variable gespeichert werden. Es macht also viel Sinn, vor dem @ Zeichen noch eine Variablenzuordnung einzutragen !

Das Script sieht dann wie folgt aus

# PowerShell Script zum Zuordnen eines neuen Themes zu SharePoint Online
#
$themepallette = @{
„themePrimary“ = „#cd5b1e“;
„themeLighterAlt“ = „#fdf7f4“;
„themeLighter“ = „#f7e1d5“;
„themeLight“ = „#f0c8b3“;
„themeTertiary“ = „#e0966e“;
„themeSecondary“ = „#d26c35“;
„themeDarkAlt“ = „#b8521c“;
„themeDark“ = „#9b4517“;
„themeDarker“ = „#723311“;
„neutralLighterAlt“ = „#8b8b8b“;
„neutralLighter“ = „#898989“;
„neutralLight“ = „#838383“;
„neutralQuaternaryAlt“ = „#7a7a7a“;
„neutralQuaternary“ = „#757575“;
„neutralTertiaryAlt“ = „#707070“;
„neutralTertiary“ = „#91919162.f45d745d1744“;
„neutralSecondary“ = „#79797962.f45d745d1744“;
„neutralPrimaryAlt“ = „#62626262.f45d745d1744“;
„neutralPrimary“ = „#dadada62.f45d745d1744“;
„neutralDark“ = „#32323262.f45d745d1744“;
„black“ = „#1a1a1a62.f45d745d1744“;
„white“ = „#8e8e8e“;
}
Connect-SPOService -Url https://YOURTENANT-admin.sharepoint.com
Add-SPOTheme -Name „MyCompany01“ -Palette $themepallette -IsInverted $false

Nach Ausführung des o.a. PowerShell Scripts sollte sich das neue Theme in der Auswahl der Site Themes befinden.

Nun kann es für die (Modern) Website angewendet werden und liefert auch gleich das entsprechende Ergebnis.

Ich hoffe, ich konnte mit dieser „kleinen“ Darstellung dem ein oder anderen ein paar wertvolle Hinweise liefern und freue mich auf Kommentare von euch.

–Martin

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Festlegen, wer Office365 Gruppen erstellen darf


Wer in Offic365 mit all den Zusammenarbeitsoptionen, die dort zur Verfügung gestellt werden, arbeitet, wird nach einer gar nicht langen Zeit feststellen, dass es eine große Menge von Office365 Gruppen gibt, bei denen man vielleicht sogar Mitglied ist und deren Bedeutung man oft nicht komplett versteht. Für Administratoren wird es dann sehr schwer, wenn es ans Aufräumen geht, die “unwichtigen” und die “Nur mal ein Test Gruppen” zu identifizieren und diese zu löschen. Dazu muss man zunächst wissen, wann und wie solche Gruppen erstellt werden können.

Office365 Gruppen können

  • direkt in Outlook
  • über die Office365 Admin Oberfläche
  • In Exchange Online
  • durch die Modern Sites in SharePoint Online (Teamsites (modern))
  • durch Teams in MS Teams
  • in Yammer
  • in StaffHub
  • in Planner
  • in PowerBi

erstellt werden. Das sind eine Menge Optionen und ich glaube viele, die im administrativen Bereich unterwegs sind, wären froh, wenn sie die Erstellung etwas “fokussierter” organisieren könnten.

In diesem Artikel möchte ich deshalb die Möglichkeit erläutern, mithilfe einer Sicherheitsgruppe die Erstellung von Office365 Gruppen innerhalb einer Infrastruktur auf die Mitglieder dieser Sicherheitsgruppe zu reduzieren. Das mag ggf. dem Gedanken von Office365 ein wenig entgegenstehen, aber ich denke, Microsoft hat nicht umsonst diese Option eingebaut Smile

Ich orientiere mich bei meiner Beschreibung an einen im Juni 2018 veröffentlichten Artikel im Support Bereich von Microsoft (Quelle: https://support.office.com/en-us/article/Manage-who-can-create-Office-365-Groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618)

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Veröffentlicht in Office365

SharePoint and Teams: Better Together


Hallo,

heute möchte ich mal keinen eigenen Post veröffentlichen sondern auf einen, aus meiner Sicht, sehr interessanten BLOG-Post aus der Microsoft TechNet verweisen.

Dort hat sich der Autor Bob German mit der Thematik SharePoint und Teams als hochintegrierte Lösung zur Zusammenarbeit beschäftigt und einen lesenswerten Text verfasst.

Das Original findet sich also hier…

Viel Spaß beim “Erkunden” !

—Martin

Teams-Cover-Hero

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SharePoint Hub Sites in Office 365


Verwendung von Hub Sites im Intranet

Am 21.03.18 hat Mark Kashmann (Microsoft) in einem interessanten Artikel die Funktion der Hub-Sites in Office 365 dargestellt. Eine neue Option, Intranet Seiten, basierend auf SharePoint Online den Anwendern verfügbar zu machen. Die Verwendung der Funktionen rund um Hub-Sites setzt auf den “neuen” Websites (Modern Websites) in Office 365 auf. Das bedeutet, dass diese Funktionen auch NUR dort greifen (Stand: 31.03.2018).

Vorgestellt wurde diese Funktion erstmalig auf der Ignite 2017 und nun ist sie seit einigen Tagen verfügbar.

Dieser BLOG Beitrag setzt in einem kompletten Beispiel eine Hub-Site und verbindet einige News / Teams Sites mit der Hub-Site. Ich hoffe, dass ich mit diesem Beitrag das Verständnis und natürlich viele neue Ideen bei den Lesern des Artikels wecken kann und wünsche viel Spaß !


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