Microsoft stellt mit Viva Connections eine von vier Technologien aus dem Viva Universum bereit. In diesem BLOG Beitrag möchte ich die Schritte und Ergebnisse zum Einrichten und der Verwendung von Viva Connections beschreiben.
Um die folgenden Schritte erfolgreich durchführen zu können sind folgende Voraussetzungen erforderlich
- Zugriff auf die aktuelle Version der Microsoft SharePoint Online Management Shell
- Zugriff auf einen Account mit der Rolle Globaler Administrator oder den beiden Rollen SharePoint Administrator und Teams Administrator
- Ein Unternehmenslogo im Format: 192 x 192 PNG
- Ein Unternehmenslogo im Format: 32 x 32 PNG monochrom
- Ein Unternehmenslogo im Format: 20 x 20 PNG
- Eine SharePoint Online basierte Startseite (kann auch Hubsite sein), sollte Kommunikationswebsite sein
- Das heruntergeladene Package des Viva Connections for desktop PowerShell script
Tipp: Ich habe sowohl das „Viva Connections for desktop PowerShell script“ als auch die oben genannten PNG Dateien in einen eigens dafür eingerichteten Ordner auf der lokalen Festplatte meines PC gespeichert. Das erleichtert das spätere Suchen.
Nachdem alles so weit vorbereitet ist, wird zunächst eine Microsoft SharePoint Online Management Shell im Kontext des Administrators geöffnet und die folgenden zwei Zeilen ausgeführt
Connect-SPOService -Url https://TENANT-admin.sharepoint.com -Credential <ADMIN ACCOUNT>
Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://TENANT.sharepoint.com/
Dieses Script meldet sich zunächst im Kontext eines globalen oder SharePoint Admins am Admin Portal an. Anschließend wird die unter Punkt 6 genannte Startseite als sogenannte HomeSite festgelegt. Dabei wird in der neuen SharePoint App Bar, die Microsoft seit einigen Tagen ausrollt, der Link auf die Standard SharePoint Startseite durch diese URL ersetzt.
Nach Ausführung des o.g. PowerShell Befehls erscheint auf der Seite der im Parameter angegebenen URL ein neuer Eintrag (Hinweis: Das kann ein paar Minuten dauern !!)
Mithilfe dieser Funktion lassen sich einige Optionen konfigurieren, die sich wie folgt darstellen.
Nach Bestätigung der geänderten Einstellungen kann es erneut einige Minuten dauern, bis diese angewendet werden. Danach ändert sich die SharePoint App Bar wie folgt.
Hinter dem Logo liegt dann der Link auf die angegebene Startseite unter Verwendung der Startwebsite-Navigation (alternativ: Hub Navigation)
Nun kann diese neue Konfiguration auch in der Microsoft Teams Desktop App unter Zuhilfenahme einer eigenen dafür entwickelten App (das macht das PowerShell Script) eingerichtet werden. Die Schritte hierfür sind wie folgt.
Das PowerShell Script (Viva Connections for desktop PowerShell script) wird gestartet. Nach dem Start fragt das Power Shell Script verschiedene Parameter ab
Hier ist es wichtig, speziell bei den „Description“ – Parametern, darauf zu achten, dass alles korrekt und vollständig ist, da die dort eingegebenen Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in der App dargestellt werden.
Wie zum Ende des Scripts dargestellt, wird eine .ZIP Datei auf dem Desktop erzeugt. Diese wird danach im MS Teams Admin Center als Unternehmens App bereitgestellt.
Anschließend erscheint die „neue“ App im „App Store“.
Nun steht die neue App auch in der MS Teams Desktop App zur Auswahl bereit.
Sie kann von dort hinzugefügt und in der Side Bar direkt nach oben verschoben werden.
Die neue App fügt einige neue Funktionen hinzu. Beim Anklicken der App öffnet sich die angegebene Startseite des Intranet Portals.
Beim nochmaligen Anklicken öffnet sich zusätzlich noch die verwendete Navigation sowie die in der SharePoint App Bar verwendeten Links zu „Meine Website“ und „Neuigkeiten“
Bei Verwendung der Suche ist es nun möglich Begriffe sowohl innerhalb von MS Teams als auch innerhalb der SharePoint Online Umgebung zu suchen.
Zusammenfassung:
Durch die Einrichtung von Viva Connections werden die für die Mitarbeitenden wichtigen Plattformen MS Teams und SharePoint Online viel näher zusammengeführt. Es ist möglich, direkt in der MS Teams Desktop App auf die Inhalte der relevanten SharePoint Online Seiten zuzugreifen und auch darin zu suchen. Das funktioniert allerdings nur mit „Modern Sites“ und zurzeit ausschließlich in der MS Teams Desktop App.
Microsoft führt die Integration ihrer wichtigsten Anwendungen weiter zusammen und ist hier auf einem wirklich spannenden Weg.
Viel Spaß beim „Einrichten“ und „Bereitstellen“ in der Organisation.