Wow ! Ich muss schon sagen: Das sieht wirklich spannend aus, was Microsoft mit Loop bereitstellen will. Ein interessante Idee mit einem interessanten Konzept. Mitarbeitende tauschen nun keine Links zu Dokumenten jeglicher Art aus, sondern arbeiten die für sie wichtigen Dinge in Loop Komponenten ab. Solche Loop Komponenten können zum Beispiel

• Tabellen
• Checklisten
• Liste mit Aufzählungszeichen
• Nummerierte Liste
• Aufgabenliste
• Abstimmungstabelle
• Statusnachverfolgung

sein.

Diese Komponenten werden einfach hinzugefügt (mithilfe des „/ Zeichen“ … ähnlich, wie hier im WordPress BLOG ;-))

Aber anders, als hier im BLOG können diese Komponenten in Teams Beiträgen oder in E-Mails (später sollen noch weitere MS Office Apps hinzukommen) entkoppelt vom eigentlichen Dokument weitergegeben werden und von den Teilnehmenden bearbeitet werden. So kann zum Beispiel eine Checkliste jederzeit aus völlig unterschiedlichen Applikationen erweitert bzw. abgearbeitet werden.

Wie das in der Praxis aussehen kann, möchte ich an einem Beispiel darstellen.

Dazu folgendes Szenario

Das Unternehmen M365 Edu möchte für seine Kunden ein neues Schulungskonzept bereitstellen, dass es den Kunden ermöglicht flexibel an den unterschiedlichen Kursinhalten teilnehmen zu können. Dazu sollen zunächst Ideen gesammelt werden, welche Inhalte sich in welcher Darreichungsform dazu eignen. Parallel soll ein entsprechendes Marketingkonzept erstellt werden für das Aufgaben an die Mitarbeiter verteilt werden.

Dazu verwendet die Firma M365 Edu Microsoft Loop. Da Beate Blau die verantwortliche Person für dieses Projekt ist, wird von ihr in https://loop.microsoft.com ein neuer Arbeitsbereich für das Projekt eingerichtet.

Nach Auswahl der Option zum Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs wird dieser zunächst benannt.

Anschließend steht der neuen Arbeitsbereich zur Verfügung und kann weiter eingerichtet werden.

Die Seite ist sehr schnell eingerichtet

Auch weiterer Fließtext und Loop Komponenten zur optimalen Zusammenarbeit sind schnell hinzugefügt

Zur besseren Strukturierung entscheidet sich Beate eine weitere Seite (Marketingkonzept) hinzuzufügen, in der sie einige Aufgaben zusammenfassen und bereitstellen möchte.

Nachdem der Arbeitsbereich grundkonfiguriert ist, lädt Beate Blau einen Kollegen (Gerd Gelb) zum Arbeitsbereich ein, indem sie diesen freigibt.

Öffnet Gerd Gelb nun seinerseits https://loop.microsoft.com, hat er umgehend Zugriff auf den von Beate Blau freigegebenen Arbeitsbereich.

Von dort kann er den gemeinsamen Arbeitsbereich öffnen und gleichberechtigt mit Beate Blau zusammenarbeiten.

Ändert Gerd (oder Beate) etwas auf einer der im Arbeitsbereich befindlichen Seiten, so sieht die jeweils andere Person dies in Echtzeit.

Und auch Gerd sieht Beates Änderungen in Echtzeit.

Da Gerd weiß, dass eine seiner Kolleginnen, Rosa Rot, sehr häufig gute Ideen hat, möchte er Rosa Rot bitten, weitere Ideen zur Abstimmung bereitzustellen. Damit Rosa fokussiert auf die Abstimmungstabelle ist, gitb Gerd nicht den gesamten Arbeitsbereich frei, sondern nur die Loop Komponente Abstimmungstabelle.

Im Standard können nur im Arbeitsbereich eingeladene Personen an den Komponenten arbeiten. Damit Rosa Rot Zugriff auf diese eine Loop Komponente bekommt, muss Gerd Gelb zunächst die Freigabeeinstellung anpassen.

Anschließend kann der dadurch erzeugte Link in die Zwischenablage kopiert werden, um diesen danach zum Beispiel in einem Teams Chat hinzuzufügen.

Damit Rosa Rot möglichst schnell an diesen Link kommt, entscheidet sich Gerd Gelb diesen Rosa in einer Chat Nachricht zukommen zu lassen.

Microsoft Teams erkennt in diesem Fall sofort, dass es sich beim eingefügten Link um eine Loop Komponente handelt und stellt diese entsprechend dar. Nach dem Versenden der Nachricht an Rosa Rot hat Rosa sofort Zugriff auf die Loop Komponente und kann weitere Ideen hinzufügen bzw. vorhandenen bearbeiten / abstimmen.

Auch im Fall der Bearbeitung durch Rosa Rot erscheinen die Änderungen in Echtzeit bei allen Teilnehmenden des Arbeitsbereichs bzw. der Loop Komponente (diese könnte ja auch zugleich an weitere Personen freigegeben worden sein !)

Während Gerd Gelb die Bearbeitung der Loop Komponente von durch rosa Rot direkt im Chat verfolgen kann, sieht Beate Blau die Veränderungen in ihrem Arbeitsbereich, da auch in diesem Fall direkt an der freigegebenen Loop Komponente durch Rosa Rot geändert wird.

Innerhalb eines Arbeitsbereichs kann es somit unterschiedliche Freigaben auf unterschiedliche Komponenten geben.

Beate Blau hat im Arbeitsbereich bereits eine zweite Seite (Marketingkonzept) hinzugefügt. Hier sollen entsprechend Aufgaben verwaltet werden und natürlich auch abgearbeitet werden. Dazu fügt Beate blau dieser Seite eine Aufgabenliste hinzu und in dieser Aufgabenliste gleich einige Aufgaben.

Wie sich dem Bild entnehmen lässt, wird diese Komponente automatisch mit einem eigens dazu erstellten (läuft im Hintergrund !) Plan in Planner synchronisiert. Das bedeutet, dass jede in der Liste erstellte Aufgabe eine neue Aufgabe in Planner erzeugt. Sobald eine Person eine Aufgabe bekommen hat, taucht der entsprechende Plan automatisch im Planner Hub der Person auf. Damit Personen Aufgaben zugewiesen werden können, müssen diese natürlich im Arbeitsbereich freigegeben sein.

Und auch die in der Loop Komponente eingetragenen Aufgaben erscheinen in der Aufgabenliste des Plans

Selbstverständlich können auch im Plan selbst Aufgaben hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Diese Änderungen werden dann zurück in die verknüpfte Loop Komponente der Aufgabenliste synchronisiert. Die Synchronisation funktioniert in beide Richtungen.

Zusammenfassung

Microsoft Loop bringt interessante Aspekte für die Zusammenarbeit über unterschiedliche Applikationen hinweg ins Spiel. Neben den dargestellten Arbeitsbereichen und dort eingefügten Komponenten lassen sich diese, wie gezeigt, einfach in andere Apps einfügen und von dort weiterarbeiten. Anwender müssen somit die Applikation z.B. Teams nicht mehr verlassen, um Ideen in Listen einzutragen oder Aufgaben als erledigt zu markieren. Für eine „Public Preview“ erscheint mit Loop schon heute recht weit und stabil. Ich bin gespannt, was Microsoft noch hinzufügt und was den Sprung in die Finale Version „noch“ nicht schaffen wird. Auf jeden Fall gefällt mir das Konzept und ich bin auch sehr gespannt, inwieweit Microsoft entsprechende Loop Apps für die gängigen Mobil Geräte Plattformen bereitstellt (iOS ist schon im Loop ;-))