Planner Vorlage in MS Teams “Tasks für Planner und ToDo”


Ich werde regelmäßig gefragt, ob es möglich ist, innerhalb von MS Teams, beim Verwenden der App: “Tasks von Planner und ToDo” auf eine bereits vorhanden Planner-Struktur zugreifen zu können. Das, vor allem, wenn Unternehmen mit MS Teams innerhalb einzelner Teams ihre Projekte organisieren und das mit Planner machen möchten.

Leider ist es so, dass man zwar in MS Teams ein “vordefiniertes” Teams mit Planner Tab mithilfe des Admin Dashboards als Vorlage verwenden kann, jedoch dann “nur” die Registerkarte ohne Planner-Struktur angelegt wird.Das hilft dann auch nicht wirklich weiter, wie ich finde.

Hier hilft eine bestimmte Vorgehensweise, die ich im Folgenden vorstellen möchte…

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Freigegebene (geteilte) Kanäle in MS Teams


Microsoft hat mit seinem Eintrag MC334274 (Veröffentlicht 18. Feb. 2022 im Nachrichtencenter) die Funktion der freigegebenen Kanäle im Rahmen von Teams Connect beschrieben (siehe dazu auch: Microsoft 365-Roadmap – Microsoft 365-Update | Microsoft 365)

Nun finden sich bereits einige Beiträge zur Einrichtung und zum Teil zur Verwendung. Allerdings habe ich bisher noch keinen vollständigen Beitrag zur technischen Einrichtung gefunden.
Also: Selbst erzeugen !

Bevor ich das an dieser Stelle mache, möchte ich noch auf einen, wie ich finde, wichtigen BLOG Beitrag von Raphael Köllner hinweisen. Im Beitrag: Microsoft Teams Connect im Rollout – Was kann ich tun? Was mache ich zunächst? – RaKöllner (rakoellner.de) geht er auf die datenschutzrechtliche Betrachtung beim Einsatz von geteilten Kanälen ein.
Tipp: Lesenswert !

Doch nun zur technischen Einrichtung.

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Die Board–Ansicht in SharePoint Online Listen


Microsoft hat Ende Januar 2022 die Board-Ansicht für SharePoint Online Listen zur Verfügung gestellt. Seit einigen Tagen ist sie auch in meinem Tenant verfügbar und ich stelle die Möglichkeiten in diesem BLOG Artikel dar.

Etwas vergleichbares wie die Board-Ansicht kennen viele sicher bereits aus der täglichen Arbeit mit Microsoft Planner. Dabei werden die Buckets mit ihren Aufgaben wie “Zettel” an ein “Board” gehängt und sind somit in einer Übersicht dargestellt. Das schieben zwischen den Buckets ändert die Zuordnung der Aufgaben zu den jeweiligen Buckets oder je nach Ansicht zum Beispiel auch den unterschiedlichen Status.

Diese Ansicht ermöglicht ein sehr flexibles Ändern einer Metinformation des Datensatzes (zum Beispiel Status von “In Arbeit” auf “Erledigt”)

Wie sieht das nun in Lists aus ? Das soll dieser Beitrag mithilfe eines einfachen Beispiels zeigen.


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Verhindern das Benutzer zugeordnete Aufgaben in Planner löschen


Eine Frage, die mir häufig in Trainings oder Workshop gestellt wird, ist die Frage, ob es möglich ist, das (versehentliche) Löschen von Anderen zugeordnete Aufgaben in einem Plan zu verhindern. Diese Frage ist sicher nicht nur aus organisatorischen Gründen interessant sondern speziell auch aufgrund der Tatsache, dass es in Planner keinen Papierkorb gibt, in den “versehentlich” gelöschte Aufgaben wandern und von dem heraus solche Aufgaben wieder “recycelt” werden könnten.

Tony Redmond hat in seinem Beitrag zu dieser Frage eine Antwort erläutert, die ich an dieser Stelle referenzieren möchte.

Im Beitrag wird erklärt, dass dies mit dem Befehl:

Set-PlannerUserPolicy -UserAadIdOrPrincipalName Kim.Akers@Office365itpros.com -BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf $True

Set-PlannerUserPolicy
-UserAadIdOrPrincipalName <userprincipalname>
-BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf $True

umgesetzt werden kann.

Mit diesem Befehl können einzelne Benutzer von der Berechtigung des Löschens einer Aufgabe ausgenommen werden. Wichtig ist dabei zu wissen, dass es sich hierbei um eine globale Einstellung handelt. Das bedeutet, diese Option gilt dann für alle Pläne, in denen der Benutzer Aufgaben bekommt oder hat !

Selbstverständlich kann der Benutzer auch weiterhin Aufgaben anpassen (Checkliste) oder den Status verändern (erledigt, in Arbeit, nicht begonnen).

Auch können danach Aufgaben, die der Benutzer selbst angelegt hat, wieder von ihm gelöscht werden.

Möchte man diese Anpassung für eine große Anzahl Benutzer (Alle)machen, hilft die folgende Variante des PowerShell Scripts:

[array]$Users = Get-ExoMailbox
-RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize Unlimited
ForEach ($User in $Users) {
    Write-Host „Disabling delete
access to non-owned tasks for“ $User.DisplayName
    Set-PlannerUserPolicy
-UserAadIdOrPrincipalName $User.UserPrincipalName
-BlockDeleteTasksNotCreatedBySelf $True

Zurücksetzen lässt sich das durch Anwendung der bereits genannten Scripvarianten bei Änderung des Parameters $True in $False

Das anschließende Verhalten beschreibt Tony Redmond auch. Bei Planner und To-Do erscheint es dem löschenden Benutzer zunächst, als ob der Löschvorgang erfolgreich war, jedoch taucht die vermeintlich gelöschte Aufgabe nach wenigen Augenblicken wieder auf. Bei To-Do kann es schon mal einige Sekunden dauern. Nur in der Listenansicht erscheint eine Fehlermeldung.

Das wird zu Anfang sicher eine erhöhte Anzahl an Anrufen im Helpdesk geben. Wenn ihr diese Option nutzen möchtet, solltet ihr das somit vorab im Intranet ankündigen. Damit helft ihr auch eurem Helpdesk, denn die Kolleginnen und Kollegen dort haben dann etwas, auf das sie verweisen können.

Ich hoffe, wie auch Tony Redmond, dass Microsoft hier noch weiter optimiert. Denn dieser Ansatz hilft zwar, ist aber eine etwas “handgestrickte” Option. Besser wäre hier eine saubere GUI und die Bereitstellung eines Papierkorbes. Aber zumindest ist ein Anfang gemacht.

Wer diese Konfiguration nachvollziehen möchte, muss zunächst die Powershell  Dateien für die Planner Mandantenadministration herunterladen und, ganz wichtig, die Voraussetzungen um Planner-Änderungen in Windows PowerShell vorzunehmen beachten.

Viel Spaß und Erfolg

Martin

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Microsoft Loop


Microsoft Loop wurde 2021 auf der Microsoft Ignite vorgestellt. Mehr dazu findet sich im Video von Greg Howard.

Microsoft Loop stellt innerhalb von Microsoft 365 eine flexible Hintergrund Funktionalität zur Verfügung, die es Personen in einem Unternehmen ermöglicht sehr schnell, einfach und direkt innerhalb von Teams, Outlook und OneNote zu kommunizieren. Diese Kommunikation dreht sich dabei sehr stark um Abstimmungen, Aufgabenverteilung, Aufgabenpriorisierung, ist aber nicht ausschließlich darauf eingeschränkt. Mithilfe sogenannter Loop Components bzw. Live Components tauschen Beteiligte Personen zum Beispiel in einem Teams Chat in Echtzeit weitergehende Informationen zum Verlauf eines Gesprächs oder daraus abgeleiteten Aufgaben aus.

Dieser Mehrwert wird umso leichter erfassbar, wenn man sich die seit Anfang 2020 bestehende Situation in der Privat- und Arbeitswelt anschaut. Durch Lockdown Regeln werden immer mehr Arbeitsplätze ins HomeOffice verschoben. Folgt man verschiedenen Statistiken, sind viele Menschen gar nicht so unzufrieden darüber und arrangieren sich mit dieser flexiblen Arbeitsplatzsituation.

Allerdings stellt diese neue Situation auch neue Herausforderungen an die Bereitstellung flexibler und effizienter Tools zur Kommunikation und der Bearbeitung von Aufgaben. Und das sehr oft nicht nur durch die Abwesenheit der Menschen vom bisherigen Büroarbeitsplatz, sondern vor allem in international aufgestellten Unternehmen zusätzlich noch durch unterschiedliche Arbeitszeiten und natürlich auch durch Zeitverschiebungen.

Das Video von Greg Howard zeigt hier einige sehr interessante Ansätze !

In diesem BLOG Beitrag möchte ich zunächst darstellen, wie Teams Administratoren bereits heute die Loop Funktionalität bereitstellen können (Preview !!) und welche Optionen für die Mitarbeitenden sich dadurch ergeben.

Zunächst ist festzustellen, dass Loop zurzeit (10.12.2021) noch nicht öffentlich verfügbar ist. Wer sich beim Ansehen all der Videos zu Loop schon einmal gefragt hat, wie man denn diese Live Components bereitstellen kann……. hier ist der Lösungsweg….

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Veröffentlicht in Microsoft Teams, Office365

Neue Preise für Microsoft 365


Am 19.08.2021 hat Microsoft im Beitrag (New pricing for Microsoft 365 | Microsoft 365 Blog) die Information veröffentlicht, dass ab 01.03.2022 neue, erhöhte (!) Preise gelten.

Nach 10 Jahren (ja, so lange gibt es Office 365 / Microsoft 365 schon) und einer Menge Innovationen und Entwicklungen (laut MS 1400 neue Features …. !?) finde ich diese Preiserhöhung in Ordnung. Ja, Budgeverantwortliche werden natürlich genervt sein, aber ich denke, das Preis – Leistungsverhältnis stimmt noch immer und ich gehe davon aus, dass die Produkte, deren Features, die Stabilität und die Sicherheit auch in Zukunft weiterentwickelt und verbessert wird. Daan wird sich Microsoft ohnehin immer messen lassen müssen.

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Reduzieren von Abschnitten in SharePoint Online


Hallo zusammen,

vor einigen Tagen hat Microsoft in SharePoint Online eine neue Funktion zur Optimierung der Darstellung von Abschnitten auf einer Websiteseite verfügbar gemacht. Es handelt sich dabei um die Funktion, einen Abschnitt auf einer Seite reduzierbar zu konfigurieren. Das ermöglicht der Person, die die Inhalte auf einer Websiteseite bereitstellt, einen Abschnitt entweder bereits reduziert mit einer Überschrift darzustellen oder den Abschnitt so bereitzustellen, dass dieser von Lesenden reduziert werden kann. Damit lassen sich auch Websiteseiten mit längerem Text in Abschnitten oder größeren Bildern in Abschnitten übersichtlich bereitstellen. Die Abschnitte mit den Informationen, werden dann nach Bedarf und Wunsch der Lesenden dargestellt oder zusammengeklappt.

Wo die Funktion auftaucht und wie sie sich auswirkt, habe ich im Folgenden beschrieben.

Zunächst betrachten wir eine Seite, die diese Einstellung noch nicht konfiguriert hat.

Diese Seite besitzt mehrere Abschnitte, in denen sich Text und Bilder befinden. Dadurch erscheint die Seite sehr lang und ggf. erfordert dies, dass beim Lesen viel in vertikaler Richtung gescrollt werden muss. Um das erforderliche Scrolling zu reduzieren, lassen sich einzelne Abschnitte auf der Seite „reduzierbar“ konfigurieren. Dazu wird die Seite zunächst in den Bearbeitungsmodus umgeschaltet.

Im Bearbeitungsmodus wird zunächst der Abschnitt, der reduzierbar werden soll markiert und von dort der Abschnitt bearbeitet.

Im Bereich der Abschnittskonfiguration findet sich neu die Option „Diesen Abschnitt reduzierbar machen“. Wird die Option eingeschaltet, muss noch ein Anzeigename und die Standardanzeige eingerichtet werden.

Nach erfolgter Konfiguration bitte nicht vergessen, die Änderung zu veröffentlichen!

Nach der Veröffentlichung der geänderten Seite erscheint der gewählte Abschnittsname und im rechten Bereich ein Pfeil, der auf einen reduzierten Abschnitt hinweist. Klickt man auf den Pfeil oder den Abschnittsnamen, wird der reduzierte Abschnitt geöffnet (aufgeklappt).

Ich kann mir die Verwendung dieser „kleinen“ Funktion sehr gut für längere Websiteseiten vorstellen, die mithilfe reduzierter Abschnitte bestimmte Texte mithilfe von Grafiken oder Bildern genauer erklären wollen.

Eine nette Funktion wie ich finde !

Wie immer wünsche ich viel Spaß beim Ausprobieren

– Martin Schlenker

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Seitendiagnose für SharePoint


Hallo zusammen

Mit diesem Beitrag möchte ich auf ein „kleines, nützliches“ Add On für den Edge und den Chrome Browser hinweisen, das es SharePoint Online Administratoren vereinfacht, Geschwindigkeits- und Laufzeitprobleme auf SharePoint Websiteseiten zu finden. Das Tool ist bereits seit einiger Zeit verfügbar und Microsoft hat unter Verwenden des Tools „Seitendiagnose“ für SharePoint Online – Microsoft 365 Enterprise | Microsoft Docs eine gute Dokumentation bereitgestellt. Deshalb hier nur ein paar Screenshots mit kurzer Darstellung.

Das Tool lässt sich unter:

Seitendiagnose für SharePoint – Microsoft Edge Addons

Seitendiagnose für SharePoint – Chrome Web Store (google.com)

herunterladen und installieren.

Anschließend findet man im Browser ein kleines Symbol zum Starten des Tools.

Befindet man sich beim Anklicken des Tools auf einer SharePoint Websiteseite, öffnet sich der Dialog wie folgt…

 

Hier startet man das Tool und es beginnt mit dem Sammeln der Seiteninformationen.

 

Das Sammeln kann einige Sekunden dauern…

 

Nach Abschluss der Sammlung erfolgt die Zusammenfassungsdarstellung und man hat die Möglichkeit, sich bei den Einträgen, die gelb sind (bzw. rot im Bereich Netzwerkablaufverfolgung) Details anzeigen zu lassen, um von dort ggf direkt mit der Optimierung zu starten.

 

In diesem Fall wäre es eine gute Idee, das PowerBI WebPart auf eine eigen Seite zu verschieben, damit der Start der Website HomePage optimal schnell ausgeführt wird.

Viel Spaß und Erfolg beim Einsatz des Tool.

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Einfügen und Verwenden von Viva Connection in MS Teams Desktop


Microsoft stellt mit Viva Connections eine von vier Technologien aus dem Viva Universum bereit. In diesem BLOG Beitrag möchte ich die Schritte und Ergebnisse zum Einrichten und der Verwendung von Viva Connections beschreiben.

Um die folgenden Schritte erfolgreich durchführen zu können sind folgende Voraussetzungen erforderlich

  • Zugriff auf die aktuelle Version der Microsoft SharePoint Online Management Shell
  • Zugriff auf einen Account mit der Rolle Globaler Administrator oder den beiden Rollen SharePoint Administrator und Teams Administrator
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 192 x 192 PNG
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 32 x 32 PNG monochrom
  • Ein Unternehmenslogo im Format: 20 x 20 PNG
  • Eine SharePoint Online basierte Startseite (kann auch Hubsite sein), sollte Kommunikationswebsite sein
  • Das heruntergeladene Package des Viva Connections for desktop PowerShell script

Tipp: Ich habe sowohl das „Viva Connections for desktop PowerShell script“ als auch die oben genannten PNG Dateien in einen eigens dafür eingerichteten Ordner auf der lokalen Festplatte meines PC gespeichert. Das erleichtert das spätere Suchen.

 

Nachdem alles so weit vorbereitet ist, wird zunächst eine Microsoft SharePoint Online Management Shell im Kontext des Administrators geöffnet und die folgenden zwei Zeilen ausgeführt

Connect-SPOService -Url https://TENANT-admin.sharepoint.com -Credential <ADMIN ACCOUNT>

Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://TENANT.sharepoint.com/

Dieses Script meldet sich zunächst im Kontext eines globalen oder SharePoint Admins am Admin Portal an. Anschließend wird die unter Punkt 6 genannte Startseite als sogenannte HomeSite festgelegt. Dabei wird in der neuen SharePoint App Bar, die Microsoft seit einigen Tagen ausrollt, der Link auf die Standard SharePoint Startseite durch diese URL ersetzt.

Nach Ausführung des o.g. PowerShell Befehls erscheint auf der Seite der im Parameter angegebenen URL ein neuer Eintrag (Hinweis: Das kann ein paar Minuten dauern !!)

Mithilfe dieser Funktion lassen sich einige Optionen konfigurieren, die sich wie folgt darstellen.

Nach Bestätigung der geänderten Einstellungen kann es erneut einige Minuten dauern, bis diese angewendet werden. Danach ändert sich die SharePoint App Bar wie folgt.

Hinter dem Logo liegt dann der Link auf die angegebene Startseite unter Verwendung der Startwebsite-Navigation (alternativ: Hub Navigation)

Nun kann diese neue Konfiguration auch in der Microsoft Teams Desktop App unter Zuhilfenahme einer eigenen dafür entwickelten App (das macht das PowerShell Script) eingerichtet werden. Die Schritte hierfür sind wie folgt.

Das PowerShell Script (Viva Connections for desktop PowerShell script) wird gestartet. Nach dem Start fragt das Power Shell Script verschiedene Parameter ab

Hier ist es wichtig, speziell bei den „Description“ – Parametern, darauf zu achten, dass alles korrekt und vollständig ist, da die dort eingegebenen Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in der App dargestellt werden.

Wie zum Ende des Scripts dargestellt, wird eine .ZIP Datei auf dem Desktop erzeugt. Diese wird danach im MS Teams Admin Center als Unternehmens App bereitgestellt.

 

 

 

Anschließend erscheint die „neue“ App im „App Store“.

Nun steht die neue App auch in der MS Teams Desktop App zur Auswahl bereit.

Sie kann von dort hinzugefügt und in der Side Bar direkt nach oben verschoben werden.

Die neue App fügt einige neue Funktionen hinzu. Beim Anklicken der App öffnet sich die angegebene Startseite des Intranet Portals.

 

Beim nochmaligen Anklicken öffnet sich zusätzlich noch die verwendete Navigation sowie die in der SharePoint App Bar verwendeten Links zu „Meine Website“ und „Neuigkeiten“

 

Bei Verwendung der Suche ist es nun möglich Begriffe sowohl innerhalb von MS Teams als auch innerhalb der SharePoint Online Umgebung zu suchen.

 

Zusammenfassung:

Durch die Einrichtung von Viva Connections werden die für die Mitarbeitenden wichtigen Plattformen MS Teams und SharePoint Online viel näher zusammengeführt. Es ist möglich, direkt in der MS Teams Desktop App auf die Inhalte der relevanten SharePoint Online Seiten zuzugreifen und auch darin zu suchen. Das funktioniert allerdings nur mit „Modern Sites“ und zurzeit ausschließlich in der MS Teams Desktop App.

Microsoft führt die Integration ihrer wichtigsten Anwendungen weiter zusammen und ist hier auf einem wirklich spannenden Weg.

Viel Spaß beim „Einrichten“ und „Bereitstellen“ in der Organisation.

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Veröffentlicht in Office365

Microsoft Lists auf iOS


Heute teile ich mal keinen rein schriftlichen Inhalt sondern möchte mit diesem Video auf eine ausgesprochen interessante neue Funktion hinweisen.

Viel Spaß beim „Anschauen“

— Martin

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