Site Themes in Modern SharePoint Sites


Hallo und ein frohes neues Jahr 2019 !

Das Jahr ist erst ein paar Stunden alt und endlich finde ich die Zeit, mal wieder einen neuen BLOG Beitrag zu posten. Diesmal habe ich mich dem Thema „Site Templates in Modern SharePoint Sites“ gewidmet. Mit den neuen „Modern Sites“ hat Microsoft auch die Möglichkeiten zum individuelleren Branding einer Modern Site angepasst und, wie ich finde, auch gleich vereinfacht.

Im folgenden BLOG Beitrag möchte ich die Vorgehensweise zum Anlegen und Publizieren eines eigenen Site Templates erläutern. Aus Gründen der Vereinfachung werde ich dabei den Weg über die PowerShell gehen. Das Beispiel wende ich an einer eigens für diesen Zweck angelegten Websitesammlung (SiteTemplateTest) an.

Nach dem Anlegen einer Website oder Websitesammlung im „Modern Design“, wird zunächst ein Standardtheme von Microsoft auf die Website angewendet.

Microsoft stellt weitere Themes zur Verfügung. Diese sind über das Zahnrad am oberen rechten Rand und der Auswahl der Funktion „Aussehen ändern“ zu erreichen.

Es erscheinen die verfügbaren Themes in einer vertikalen Auswahl.

Wer bereits im eigenen Unternehmen oder im Kundenauftrag SharePoint Umgebungen konfiguriert hat, weiß, dass viele Kunden oder auch die eigenen Firma an dieser Stelle gern eigene Farbkombinationen, die deutlich näher am Corporate Design liegen, einsetzen möchten. Um ein eigenes Theme zu erstellen, benötigt man nur drei Voraussetzungen

Einen Benutzeraccount mit SharePoint Admin Berechtigungen im Office365 Tenant

Ein wenig Ahnung von PowerShell

Den Zugriff auf den SharePoint Theme Generator

Ich starte an dieser Stelle gleich mit dem Erzeugen eines eigenen Theme mit dem Theme Generator…

Der Theme Generator startet zunächst mit einer Voreinstellung für die Primäre Theme Farbe, die Farbe des Textkörpers und die Farbe des Hintergrundbereiches.

Im unteren Berecih der Website des Theme Generator lassen sich die Änderungen in Echtzeit sehen und man hat Zugriff auf drei unterschieiche Ausgabemöglichkeiten des Anpassungsscripts

Code

JSON

PowerShell

Scollt man weiter auf der Website nach unten, so lassen sich die im oberen Bereich durchgeführten Anpassungen sofort am Beispiel verschiedener Elemente einer SharePoint Website anzeigen.

Für das gewählte Beispiel soll ein neues Theme mit dem Namen „MyCompany01“ erzeugt werden. Das Theme wird farblich angepasst.

Nachdem alle farblichen Anpassungen durchgeführt wurden, kopiert man das dadurch erzeugte PowerShell Script in eine PowerShell ISE Umgebung oder einen Codeeditor der Wahl.

Beim Einfügen des erzeugten PwerShell Scrips ist eine „Besonderheit“ (___oder sollte man Bug schreiben ?!) zu beachten. Das erzeugte PowerShell Script ist nicht komplett. Am Anfang des Scrips steht das @ Zeichen. Damit jedoch die im Script angegebenen Farbanpassungen mithilfe des Befehls „add-spotheme“ angewendet werden können, muss die Anpassung der Farbpalette zunächst in eine PowerShell Variable gespeichert werden. Es macht also viel Sinn, vor dem @ Zeichen noch eine Variablenzuordnung einzutragen !

Das Script sieht dann wie folgt aus

# PowerShell Script zum Zuordnen eines neuen Themes zu SharePoint Online
#
$themepallette = @{
„themePrimary“ = „#cd5b1e“;
„themeLighterAlt“ = „#fdf7f4“;
„themeLighter“ = „#f7e1d5“;
„themeLight“ = „#f0c8b3“;
„themeTertiary“ = „#e0966e“;
„themeSecondary“ = „#d26c35“;
„themeDarkAlt“ = „#b8521c“;
„themeDark“ = „#9b4517“;
„themeDarker“ = „#723311“;
„neutralLighterAlt“ = „#8b8b8b“;
„neutralLighter“ = „#898989“;
„neutralLight“ = „#838383“;
„neutralQuaternaryAlt“ = „#7a7a7a“;
„neutralQuaternary“ = „#757575“;
„neutralTertiaryAlt“ = „#707070“;
„neutralTertiary“ = „#91919162.f45d745d1744“;
„neutralSecondary“ = „#79797962.f45d745d1744“;
„neutralPrimaryAlt“ = „#62626262.f45d745d1744“;
„neutralPrimary“ = „#dadada62.f45d745d1744“;
„neutralDark“ = „#32323262.f45d745d1744“;
„black“ = „#1a1a1a62.f45d745d1744“;
„white“ = „#8e8e8e“;
}
Connect-SPOService -Url https://YOURTENANT-admin.sharepoint.com
Add-SPOTheme -Name „MyCompany01“ -Palette $themepallette -IsInverted $false

Nach Ausführung des o.a. PowerShell Scripts sollte sich das neue Theme in der Auswahl der Site Themes befinden.

Nun kann es für die (Modern) Website angewendet werden und liefert auch gleich das entsprechende Ergebnis.

Ich hoffe, ich konnte mit dieser „kleinen“ Darstellung dem ein oder anderen ein paar wertvolle Hinweise liefern und freue mich auf Kommentare von euch.

–Martin

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Veröffentlicht in Allgemein

Festlegen, wer Office365 Gruppen erstellen darf


Wer in Offic365 mit all den Zusammenarbeitsoptionen, die dort zur Verfügung gestellt werden, arbeitet, wird nach einer gar nicht langen Zeit feststellen, dass es eine große Menge von Office365 Gruppen gibt, bei denen man vielleicht sogar Mitglied ist und deren Bedeutung man oft nicht komplett versteht. Für Administratoren wird es dann sehr schwer, wenn es ans Aufräumen geht, die “unwichtigen” und die “Nur mal ein Test Gruppen” zu identifizieren und diese zu löschen. Dazu muss man zunächst wissen, wann und wie solche Gruppen erstellt werden können.

Office365 Gruppen können

  • direkt in Outlook
  • über die Office365 Admin Oberfläche
  • In Exchange Online
  • durch die Modern Sites in SharePoint Online (Teamsites (modern))
  • durch Teams in MS Teams
  • in Yammer
  • in StaffHub
  • in Planner
  • in PowerBi

erstellt werden. Das sind eine Menge Optionen und ich glaube viele, die im administrativen Bereich unterwegs sind, wären froh, wenn sie die Erstellung etwas “fokussierter” organisieren könnten.

In diesem Artikel möchte ich deshalb die Möglichkeit erläutern, mithilfe einer Sicherheitsgruppe die Erstellung von Office365 Gruppen innerhalb einer Infrastruktur auf die Mitglieder dieser Sicherheitsgruppe zu reduzieren. Das mag ggf. dem Gedanken von Office365 ein wenig entgegenstehen, aber ich denke, Microsoft hat nicht umsonst diese Option eingebaut Smile

Ich orientiere mich bei meiner Beschreibung an einen im Juni 2018 veröffentlichten Artikel im Support Bereich von Microsoft (Quelle: https://support.office.com/en-us/article/Manage-who-can-create-Office-365-Groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618)

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Veröffentlicht in Office365

SharePoint and Teams: Better Together


Hallo,

heute möchte ich mal keinen eigenen Post veröffentlichen sondern auf einen, aus meiner Sicht, sehr interessanten BLOG-Post aus der Microsoft TechNet verweisen.

Dort hat sich der Autor Bob German mit der Thematik SharePoint und Teams als hochintegrierte Lösung zur Zusammenarbeit beschäftigt und einen lesenswerten Text verfasst.

Das Original findet sich also hier…

Viel Spaß beim “Erkunden” !

—Martin

Teams-Cover-Hero

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SharePoint Hub Sites in Office 365


Verwendung von Hub Sites im Intranet

Am 21.03.18 hat Mark Kashmann (Microsoft) in einem interessanten Artikel die Funktion der Hub-Sites in Office 365 dargestellt. Eine neue Option, Intranet Seiten, basierend auf SharePoint Online den Anwendern verfügbar zu machen. Die Verwendung der Funktionen rund um Hub-Sites setzt auf den “neuen” Websites (Modern Websites) in Office 365 auf. Das bedeutet, dass diese Funktionen auch NUR dort greifen (Stand: 31.03.2018).

Vorgestellt wurde diese Funktion erstmalig auf der Ignite 2017 und nun ist sie seit einigen Tagen verfügbar.

Dieser BLOG Beitrag setzt in einem kompletten Beispiel eine Hub-Site und verbindet einige News / Teams Sites mit der Hub-Site. Ich hoffe, dass ich mit diesem Beitrag das Verständnis und natürlich viele neue Ideen bei den Lesern des Artikels wecken kann und wünsche viel Spaß !


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Veröffentlicht in Office365, SharePoint

Preview – Neues SharePoint Admin Center in Office365


Seit ein paar Tagen taucht im “klassischen” (so heißt das jetzt Winking smile) SharePoint Admin Center ein Link auf die Preview des wahrscheinlich zukünftigen Admin Centers auf. Neues macht natürlich immer auch neugierig und da bin ich mal ein wenig hineingetaucht. Anbei mein “kleiner” Erfahrungsbericht”.

Zunächst fällt natürlich der Link zum neuen Admin Center auf…

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Wer kann da schon widerstehen zu klicken ?

Das neue Admin Center startet dann nicht mehr mit der Übersicht der vorhandenen Websitesammlungen.

image

Das hat eher etwas von einem Dashboard. Der Ansatz gefällt mir ! Zurzeit sind natürlich längst nicht alle Funktionen verfügbar, aber schauen wir mal, was jetzt schon funktioniert und eventuell sogar eine Verbesserung darstellt.

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Microsoft hat die Übersicht der Websitesammlungen erheblich optimiert. Nun werden auch die unterschiedlichen Arten der Websites dargestellt.

  1. Teamwebsite (kommt aus den Office365 Gruppen)
  2. Teamwebsite klassisch (Innerhalb der SharePoint Umgebung angelegte Website / Subsite)
  3. Kommunikationswebsite (innerhalb des persönlichen SharePoint Dashboard anzulegende Seite
  4. SharePoint Publishing Site
  5. Ein persönlicher BLOG (Über Delve anzulegender BLOG)

Das macht die Übersicht für einen Administrator erheblich einfacher !

image

Der Papierkorb der Websitesammlungen. Hier werden die Websites zusammengefasst, die sich im Papierkorb befinden. Nach Anklicken einer gelöschten Website, erscheint im oberen Menü die Option zur Wiederherstellung.

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In den Einstellungen lassen sich zurzeit nur sehr eingeschränkte Einstellungen verwalten. Da erwarte ich in der Zukunft erheblich mehr Optionen.

image

Hinter der Option “API-Verwaltung” verbirgt sich die Möglichkeit der SharePoint Online Admins App’s zu genehmigen (oder zu verweigern)

Der Link zum OneDrive Admin Center führt dann wieder zum (hoffentlich) bereits bekannten OneDrive Admin Center

image

Ich wünsche viel Spaß beim Testen und freue mich auf weitere Optionen und Einstellungen, die hoffentlich in den kommenden Wochen hinzukommen, bis alles zur Produktreife kommen wird.

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Veröffentlicht in Office365, SharePoint

Microsoft Teams – Gastzugriff für NON-Office365 Gäste


Hallo,

heute (28.02.2018) wurde im BLOG (https://blogs.office.com/en-us/2018/02/28/new-in-february-advancing-creativity-teamwork-and-management-in-the-modern-workplace/?wt.mc_id=AID681823_QSG_SCL_230232&ocid=AID681823_QSG_SCL_230232#teams) eine interessante Neuigkeit rund um Microsoft Teams veröffentlicht. In einem eher unscheinbaren Satz im BLOG Artikel, wurde mitgeteilt, dass nun auch “outlook.com und gmail.com” User mit einem Gast Zugang versehen werden können.

Das macht speziell die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden oder externen Projektmitarbeitern erheblich einfacher.

Der Originaltext im Auszug…

image

Viel Spaß beim “Teaming”

–Martin

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Veröffentlicht in Microsoft Teams, Office365

SharePoint Migration Tool


Hallo,

ich bin gerade auf eine für viele sicher interessante Lösung von Microsoft gestoßen, die eine geplante Migration von Daten (Dokumenten) aus einer lokalen (Onpremise) Umgebung in SharePoint Online recht gut unterstützt. Dabei wird als mögliche Datenquelle sowohl ein lokaler SharePoint Server (oder Foundation) als auch ein Dateiserver unterstützt.

Diejenigen, die so etwas schon einmal gemacht haben, kennen die besonderen Herausforderungen bei der Migration.

Natürlich sollen die Metainformationen wie Erstellungsdatum und Ersteller bei der Migration unverändert bleiben, damit eine bestimmte Historie nicht verlorengeht. Weiterhin sollen bei einer Migration aus einer lokalen SharePoint Installation eventuell vorhandene Versionen einer Datei nicht verloren gehen. Diese beiden Anforderungen waren bisher ein Show Stopper für die einfacher Verwendung des Windows Explorer zur Datenmigration. Wobei ich diese Vorgehensweise nur ungern als “Migration” bezeichnen möchte !

Mit dem SharePoint Migration Tool liefert Microsoft eine “kleine” Lösung, die neben den am Markt erhältlichen “großen” Lösungen bereits mit einigen interessanten Optionen daherkommt und für die eine oder andere einfache Migration sicher ein gute Wahl ist.

Dieses Tool möchte ich an dieser Stelle vorstellen.

Um zunächst auf des Tool zugreifen zu können, muss man wissen,WO sich das Tool herunterladen lässt. Deshalb zunächst hier der Downloadlink:
http://spmtreleasescus.blob.core.windows.net/install/default.htm

Nach Öffnen dieses Links im Browser erscheint zunächst die folgende Webseite

image

Hier ist zunächst der “Term of Service and Privacy Policy” zu akzeptieren, damit der Install-Knopf überhaupt aktivierbar ist.

Klicken von Install startet die Click to Run  Installation…

image

Im darauf folgenden Dialog ist zunächst die Anmeldung mit einem gültigen MS Office365 Benutzer erforderlich (Sign in to get startetd)

Tipp: Ich habe in meiner Umgebung festgestellt, dass die Anmeldung aus dem Edge Browser heraus nicht funktioniert. Erst die Verwendung des IE11 macht die Anmeldung möglich 1

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Konfiguration für die gewünschte Migration.

image

Im Beispiel sollen Dateien aus einem lokalen Ordner in eine Dokumentenbibliothek einer SharePoint Online Website migriert werden. Es erfolgt als die Auswahl “File Share”

image

…danach geht es mit Next zum nächsten Schritt….

Die Auswahl des Migrationsziels in SharePoint Online

image

Hier wird zunächst nur die URL der Zielwebsite angegeben, danach wird in der Dropdownliste die Zielbibliothek gewählt.

image

Der Abschluss erfolgt durch Klicken auf Add

Der danach folgenden Zusammenfassungübersicht sind verschiedene Dinge zu entnehmen.

  1. Es können in einer Sequenz mehrere Migrationen durchgeführt werden
  2. Mit Hilfe des Zahnradknopfes oben rechts lassen sich weitere Konfigurationseinstellungen einrichten

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Folgende Konfigurationseinstellungen lassen sich einrichten…

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Die einzelnen Konfigurationsoptionen sind im folgenden Artikel beschrieben: https://support.office.com/en-us/article/how-to-use-the-sharepoint-migration-tool-65462df1-42fe-40cf-88f7-e39f82f5130f

Nach Klicken auf den Knopf Migrate startet die Migration mit den eingestellten Optionen.

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Die Datenmigration kann durchaus Zeit in Anspruch nehmen ! Hier sollte man sich etwas in Geduld üben.

Nach einiger Zeit ist die Migration beendet und es erfolgt eine Zusammenfassungsmeldung, die auch auf weitere Zusammenfassungsinformationen verweist.

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Die Migration war erfolgreich…

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….die Dateien befinden sich in der korrekten Dokumentbibliothek und die Originalmetadaten sind erhalten (Änderungsdatum)

Zusammenfassung:

Dieses “kleine” Tool kann den Start mit Datenübernahme in die Microsoft Cloud erheblich vereinfachen. Natürlich können 3rd Party Tools deutlich mehr, aber sie kosten auch entsprechend mehr. Hier gilt es genau abzuwägen.

Viel Spaß beim Testen

–Martin

Veröffentlicht in Office365, SharePoint
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