Umschalten der SharePoint Online Startseite

Posted on 27. April 2020 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Nachdem Microsoft bereits seit einigen Monaten die PowerShell basierte Option zur Verfügung stellt, die „klassische“ Startseite in SharePoint Online auf eine Modern Site umzuschalten, habe ich mich einfach mal daran versucht.

Da meine Umgebung bereits sieben Jahre alt ist, gibt es hier natürlich „nur“ die klassische Startseite. Diese möchte ich eigentlich nicht mehr wirklich weiterentwickeln. Deshalb habe ich mich dafür entschieden, auf eine Modern Site zu wechseln.

Dabei hilft der PowerShell Befehl: Invoke-SPOSiteSwap

Do zunächst Schritt für Schritt. Hier haben wir erstmal den aktuellen Zustand, wenn ich meine Startseite in SharePoint Online öffne.

Da der SiteSwap die vorhandene Seite durch eine neue Seite ersetzen wird, ist es selbstverständlich, dass zunächst eine neue, Modern Design basierte Site erstellt und mit ein wenig Ihnalt gefüllt werden muss. Diese neue Site darf nicht Mitglied eines HubSite Verbunds sein oder gar selbst eine Hubsite sein. Also habe ich eine neue Modern Site als Kommunikationssite erstellt und auch gleich mit aktuellem Inhalt gefüllt.

Hierbei bitte auf die markierte URL der Modern Site achten. Denn diese URL werde ich im PowerShell Script als URL für die neue Startseite angeben.

Somit sieht das PowerShell Script folgendermaßen aus

Der besseren Übersicht hier noch einmal das verwendete Script:

# Mit dem Office365 Admin Portal als SharePoint Admin oder globaler Admin verbinden

Connect-SPOService https://imconsultnet-admin.sharepoint.com

#Ausführen des Befehls Invoke-SPOSiteSwa mit den drei Parametern: -ArchiveURL, -SourceUrl, -TargetUrl

Invoke-SPOSiteSwap -ArchiveUrl https://imconsultnet.sharepoint.com/sites/archivehp -SourceUrl https://imconsultnet.sharepoint.com/sites/NewStart -TargetUrl https://imconsultnet.sharepoint.com

Und nach etwa 4 Minuten erscheint unter der URL https://Imconsultnet.sharepoint.com die neue Modern Site

Und jetzt bleibt mir eigentlich nur noch die weitere Pflege der Site, was mit den Möglichkeiten der Modern Sites erheblich einfacher und flexibler ist und außerdem mehr Spaß macht.

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Site Themes in Modern SharePoint Sites

Posted on 1. Januar 2019 by martinschlenker — 1 Kommentar

Hallo und ein frohes neues Jahr 2019 !

Das Jahr ist erst ein paar Stunden alt und endlich finde ich die Zeit, mal wieder einen neuen BLOG Beitrag zu posten. Diesmal habe ich mich dem Thema „Site Templates in Modern SharePoint Sites“ gewidmet. Mit den neuen „Modern Sites“ hat Microsoft auch die Möglichkeiten zum individuelleren Branding einer Modern Site angepasst und, wie ich finde, auch gleich vereinfacht.

Im folgenden BLOG Beitrag möchte ich die Vorgehensweise zum Anlegen und Publizieren eines eigenen Site Templates erläutern. Aus Gründen der Vereinfachung werde ich dabei den Weg über die PowerShell gehen. Das Beispiel wende ich an einer eigens für diesen Zweck angelegten Websitesammlung (SiteTemplateTest) an.

Nach dem Anlegen einer Website oder Websitesammlung im „Modern Design“, wird zunächst ein Standardtheme von Microsoft auf die Website angewendet.

Microsoft stellt weitere Themes zur Verfügung. Diese sind über das Zahnrad am oberen rechten Rand und der Auswahl der Funktion „Aussehen ändern“ zu erreichen.

Es erscheinen die verfügbaren Themes in einer vertikalen Auswahl.

Wer bereits im eigenen Unternehmen oder im Kundenauftrag SharePoint Umgebungen konfiguriert hat, weiß, dass viele Kunden oder auch die eigenen Firma an dieser Stelle gern eigene Farbkombinationen, die deutlich näher am Corporate Design liegen, einsetzen möchten. Um ein eigenes Theme zu erstellen, benötigt man nur drei Voraussetzungen

Einen Benutzeraccount mit SharePoint Admin Berechtigungen im Office365 Tenant

Ein wenig Ahnung von PowerShell

Den Zugriff auf den SharePoint Theme Generator

Ich starte an dieser Stelle gleich mit dem Erzeugen eines eigenen Theme mit dem Theme Generator…

Der Theme Generator startet zunächst mit einer Voreinstellung für die Primäre Theme Farbe, die Farbe des Textkörpers und die Farbe des Hintergrundbereiches.

Im unteren Berecih der Website des Theme Generator lassen sich die Änderungen in Echtzeit sehen und man hat Zugriff auf drei unterschieiche Ausgabemöglichkeiten des Anpassungsscripts

Code

JSON

PowerShell

Scollt man weiter auf der Website nach unten, so lassen sich die im oberen Bereich durchgeführten Anpassungen sofort am Beispiel verschiedener Elemente einer SharePoint Website anzeigen.

Für das gewählte Beispiel soll ein neues Theme mit dem Namen „MyCompany01“ erzeugt werden. Das Theme wird farblich angepasst.

Nachdem alle farblichen Anpassungen durchgeführt wurden, kopiert man das dadurch erzeugte PowerShell Script in eine PowerShell ISE Umgebung oder einen Codeeditor der Wahl.

Beim Einfügen des erzeugten PwerShell Scrips ist eine „Besonderheit“ (___oder sollte man Bug schreiben ?!) zu beachten. Das erzeugte PowerShell Script ist nicht komplett. Am Anfang des Scrips steht das @ Zeichen. Damit jedoch die im Script angegebenen Farbanpassungen mithilfe des Befehls „add-spotheme“ angewendet werden können, muss die Anpassung der Farbpalette zunächst in eine PowerShell Variable gespeichert werden. Es macht also viel Sinn, vor dem @ Zeichen noch eine Variablenzuordnung einzutragen !

Das Script sieht dann wie folgt aus

# PowerShell Script zum Zuordnen eines neuen Themes zu SharePoint Online
#
$themepallette = @{
„themePrimary“ = „#cd5b1e“;
„themeLighterAlt“ = „#fdf7f4“;
„themeLighter“ = „#f7e1d5“;
„themeLight“ = „#f0c8b3“;
„themeTertiary“ = „#e0966e“;
„themeSecondary“ = „#d26c35“;
„themeDarkAlt“ = „#b8521c“;
„themeDark“ = „#9b4517“;
„themeDarker“ = „#723311“;
„neutralLighterAlt“ = „#8b8b8b“;
„neutralLighter“ = „#898989“;
„neutralLight“ = „#838383“;
„neutralQuaternaryAlt“ = „#7a7a7a“;
„neutralQuaternary“ = „#757575“;
„neutralTertiaryAlt“ = „#707070“;
„neutralTertiary“ = „#91919162.f45d745d1744“;
„neutralSecondary“ = „#79797962.f45d745d1744“;
„neutralPrimaryAlt“ = „#62626262.f45d745d1744“;
„neutralPrimary“ = „#dadada62.f45d745d1744“;
„neutralDark“ = „#32323262.f45d745d1744“;
„black“ = „#1a1a1a62.f45d745d1744“;
„white“ = „#8e8e8e“;
}
Connect-SPOService -Url https://YOURTENANT-admin.sharepoint.com
Add-SPOTheme -Name „MyCompany01“ -Palette $themepallette -IsInverted $false

Nach Ausführung des o.a. PowerShell Scripts sollte sich das neue Theme in der Auswahl der Site Themes befinden.

Nun kann es für die (Modern) Website angewendet werden und liefert auch gleich das entsprechende Ergebnis.

Ich hoffe, ich konnte mit dieser „kleinen“ Darstellung dem ein oder anderen ein paar wertvolle Hinweise liefern und freue mich auf Kommentare von euch.

–Martin

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Festlegen, wer Office365 Gruppen erstellen darf

Posted on 9. August 2018 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Wer in Offic365 mit all den Zusammenarbeitsoptionen, die dort zur Verfügung gestellt werden, arbeitet, wird nach einer gar nicht langen Zeit feststellen, dass es eine große Menge von Office365 Gruppen gibt, bei denen man vielleicht sogar Mitglied ist und deren Bedeutung man oft nicht komplett versteht. Für Administratoren wird es dann sehr schwer, wenn es ans Aufräumen geht, die “unwichtigen” und die “Nur mal ein Test Gruppen” zu identifizieren und diese zu löschen. Dazu muss man zunächst wissen, wann und wie solche Gruppen erstellt werden können.

Office365 Gruppen können

direkt in Outlook
über die Office365 Admin Oberfläche
In Exchange Online
durch die Modern Sites in SharePoint Online (Teamsites (modern))
durch Teams in MS Teams
in Yammer
in StaffHub
in Planner
in PowerBi

erstellt werden. Das sind eine Menge Optionen und ich glaube viele, die im administrativen Bereich unterwegs sind, wären froh, wenn sie die Erstellung etwas “fokussierter” organisieren könnten.

In diesem Artikel möchte ich deshalb die Möglichkeit erläutern, mithilfe einer Sicherheitsgruppe die Erstellung von Office365 Gruppen innerhalb einer Infrastruktur auf die Mitglieder dieser Sicherheitsgruppe zu reduzieren. Das mag ggf. dem Gedanken von Office365 ein wenig entgegenstehen, aber ich denke, Microsoft hat nicht umsonst diese Option eingebaut Smile

Ich orientiere mich bei meiner Beschreibung an einen im Juni 2018 veröffentlichten Artikel im Support Bereich von Microsoft (Quelle: https://support.office.com/en-us/article/Manage-who-can-create-Office-365-Groups-4c46c8cb-17d0-44b5-9776-005fced8e618)

SharePoint and Teams: Better Together

Posted on 16. Juni 2018 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Hallo,

heute möchte ich mal keinen eigenen Post veröffentlichen sondern auf einen, aus meiner Sicht, sehr interessanten BLOG-Post aus der Microsoft TechNet verweisen.

Dort hat sich der Autor Bob German mit der Thematik SharePoint und Teams als hochintegrierte Lösung zur Zusammenarbeit beschäftigt und einen lesenswerten Text verfasst.

Das Original findet sich also hier…

Viel Spaß beim “Erkunden” !

—Martin

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SharePoint Hub Sites in Office 365

Posted on 31. März 2018 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Verwendung von Hub Sites im Intranet

Am 21.03.18 hat Mark Kashmann (Microsoft) in einem interessanten Artikel die Funktion der Hub-Sites in Office 365 dargestellt. Eine neue Option, Intranet Seiten, basierend auf SharePoint Online den Anwendern verfügbar zu machen. Die Verwendung der Funktionen rund um Hub-Sites setzt auf den “neuen” Websites (Modern Websites) in Office 365 auf. Das bedeutet, dass diese Funktionen auch NUR dort greifen (Stand: 31.03.2018).

Vorgestellt wurde diese Funktion erstmalig auf der Ignite 2017 und nun ist sie seit einigen Tagen verfügbar.

Dieser BLOG Beitrag setzt in einem kompletten Beispiel eine Hub-Site und verbindet einige News / Teams Sites mit der Hub-Site. Ich hoffe, dass ich mit diesem Beitrag das Verständnis und natürlich viele neue Ideen bei den Lesern des Artikels wecken kann und wünsche viel Spaß !

Preview – Neues SharePoint Admin Center in Office365

Posted on 18. März 2018 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Seit ein paar Tagen taucht im “klassischen” (so heißt das jetzt Winking smile ) SharePoint Admin Center ein Link auf die Preview des wahrscheinlich zukünftigen Admin Centers auf. Neues macht natürlich immer auch neugierig und da bin ich mal ein wenig hineingetaucht. Anbei mein “kleiner” Erfahrungsbericht”.

Zunächst fällt natürlich der Link zum neuen Admin Center auf…

Wer kann da schon widerstehen zu klicken ?

Das neue Admin Center startet dann nicht mehr mit der Übersicht der vorhandenen Websitesammlungen.

Das hat eher etwas von einem Dashboard. Der Ansatz gefällt mir ! Zurzeit sind natürlich längst nicht alle Funktionen verfügbar, aber schauen wir mal, was jetzt schon funktioniert und eventuell sogar eine Verbesserung darstellt.

Microsoft hat die Übersicht der Websitesammlungen erheblich optimiert. Nun werden auch die unterschiedlichen Arten der Websites dargestellt.

Teamwebsite (kommt aus den Office365 Gruppen)
Teamwebsite klassisch (Innerhalb der SharePoint Umgebung angelegte Website / Subsite)
Kommunikationswebsite (innerhalb des persönlichen SharePoint Dashboard anzulegende Seite
SharePoint Publishing Site
Ein persönlicher BLOG (Über Delve anzulegender BLOG)

Das macht die Übersicht für einen Administrator erheblich einfacher !

Der Papierkorb der Websitesammlungen. Hier werden die Websites zusammengefasst, die sich im Papierkorb befinden. Nach Anklicken einer gelöschten Website, erscheint im oberen Menü die Option zur Wiederherstellung.

In den Einstellungen lassen sich zurzeit nur sehr eingeschränkte Einstellungen verwalten. Da erwarte ich in der Zukunft erheblich mehr Optionen.

Hinter der Option “API-Verwaltung” verbirgt sich die Möglichkeit der SharePoint Online Admins App’s zu genehmigen (oder zu verweigern)

Der Link zum OneDrive Admin Center führt dann wieder zum (hoffentlich) bereits bekannten OneDrive Admin Center

Ich wünsche viel Spaß beim Testen und freue mich auf weitere Optionen und Einstellungen, die hoffentlich in den kommenden Wochen hinzukommen, bis alles zur Produktreife kommen wird.

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Veröffentlicht in Office365, SharePoint

Microsoft Teams – Gastzugriff für NON-Office365 Gäste

Posted on 28. Februar 2018 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Hallo,

heute (28.02.2018) wurde im BLOG (https://blogs.office.com/en-us/2018/02/28/new-in-february-advancing-creativity-teamwork-and-management-in-the-modern-workplace/?wt.mc_id=AID681823_QSG_SCL_230232&ocid=AID681823_QSG_SCL_230232#teams) eine interessante Neuigkeit rund um Microsoft Teams veröffentlicht. In einem eher unscheinbaren Satz im BLOG Artikel, wurde mitgeteilt, dass nun auch “outlook.com und gmail.com” User mit einem Gast Zugang versehen werden können.

Das macht speziell die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden oder externen Projektmitarbeitern erheblich einfacher.

Der Originaltext im Auszug…

Viel Spaß beim “Teaming”

–Martin

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Veröffentlicht in Microsoft Teams, Office365

SharePoint Migration Tool

Posted on 28. Februar 2018 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Hallo,

ich bin gerade auf eine für viele sicher interessante Lösung von Microsoft gestoßen, die eine geplante Migration von Daten (Dokumenten) aus einer lokalen (Onpremise) Umgebung in SharePoint Online recht gut unterstützt. Dabei wird als mögliche Datenquelle sowohl ein lokaler SharePoint Server (oder Foundation) als auch ein Dateiserver unterstützt.

Diejenigen, die so etwas schon einmal gemacht haben, kennen die besonderen Herausforderungen bei der Migration.

Natürlich sollen die Metainformationen wie Erstellungsdatum und Ersteller bei der Migration unverändert bleiben, damit eine bestimmte Historie nicht verlorengeht. Weiterhin sollen bei einer Migration aus einer lokalen SharePoint Installation eventuell vorhandene Versionen einer Datei nicht verloren gehen. Diese beiden Anforderungen waren bisher ein Show Stopper für die einfacher Verwendung des Windows Explorer zur Datenmigration. Wobei ich diese Vorgehensweise nur ungern als “Migration” bezeichnen möchte !

Mit dem SharePoint Migration Tool liefert Microsoft eine “kleine” Lösung, die neben den am Markt erhältlichen “großen” Lösungen bereits mit einigen interessanten Optionen daherkommt und für die eine oder andere einfache Migration sicher ein gute Wahl ist.

Dieses Tool möchte ich an dieser Stelle vorstellen.

Um zunächst auf des Tool zugreifen zu können, muss man wissen,WO sich das Tool herunterladen lässt. Deshalb zunächst hier der Downloadlink:
http://spmtreleasescus.blob.core.windows.net/install/default.htm

Nach Öffnen dieses Links im Browser erscheint zunächst die folgende Webseite

Hier ist zunächst der “Term of Service and Privacy Policy” zu akzeptieren, damit der Install-Knopf überhaupt aktivierbar ist.

Klicken von Install startet die Click to Run Installation…

Im darauf folgenden Dialog ist zunächst die Anmeldung mit einem gültigen MS Office365 Benutzer erforderlich (Sign in to get startetd)

Tipp: Ich habe in meiner Umgebung festgestellt, dass die Anmeldung aus dem Edge Browser heraus nicht funktioniert. Erst die Verwendung des IE11 macht die Anmeldung möglich 1

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Konfiguration für die gewünschte Migration.

Im Beispiel sollen Dateien aus einem lokalen Ordner in eine Dokumentenbibliothek einer SharePoint Online Website migriert werden. Es erfolgt als die Auswahl “File Share”

…danach geht es mit Next zum nächsten Schritt….

Die Auswahl des Migrationsziels in SharePoint Online

Hier wird zunächst nur die URL der Zielwebsite angegeben, danach wird in der Dropdownliste die Zielbibliothek gewählt.

Der Abschluss erfolgt durch Klicken auf Add

Der danach folgenden Zusammenfassungübersicht sind verschiedene Dinge zu entnehmen.

Es können in einer Sequenz mehrere Migrationen durchgeführt werden
Mit Hilfe des Zahnradknopfes oben rechts lassen sich weitere Konfigurationseinstellungen einrichten

Folgende Konfigurationseinstellungen lassen sich einrichten…

Die einzelnen Konfigurationsoptionen sind im folgenden Artikel beschrieben: https://support.office.com/en-us/article/how-to-use-the-sharepoint-migration-tool-65462df1-42fe-40cf-88f7-e39f82f5130f

Nach Klicken auf den Knopf Migrate startet die Migration mit den eingestellten Optionen.

Die Datenmigration kann durchaus Zeit in Anspruch nehmen ! Hier sollte man sich etwas in Geduld üben.

Nach einiger Zeit ist die Migration beendet und es erfolgt eine Zusammenfassungsmeldung, die auch auf weitere Zusammenfassungsinformationen verweist.

Die Migration war erfolgreich…

….die Dateien befinden sich in der korrekten Dokumentbibliothek und die Originalmetadaten sind erhalten (Änderungsdatum)

Zusammenfassung:

Dieses “kleine” Tool kann den Start mit Datenübernahme in die Microsoft Cloud erheblich vereinfachen. Natürlich können 3rd Party Tools deutlich mehr, aber sie kosten auch entsprechend mehr. Hier gilt es genau abzuwägen.

Viel Spaß beim Testen

–Martin

Veröffentlicht in Office365, SharePoint

ADFS Single Sign On mit Edge Browser

Posted on 18. November 2016 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Hallo,

mit diesem BLOG Beitrag möchte ich eine getestete Lösung liefern für die Situation, dass in Unternehmen sowohl Office365 als auch Windows 10 eingesetzt wird.

Microsoft hat mit Windows 10 den Browser Edge hinzugefügt. Dieser Browser erscheint “gefühlt” flotter und moderner als der Internet Explorer 11, der sich ebenfalls als Bestandteil des Betriebssystems Windows 10 findet. Leider ist es OotB nicht möglich auf die Portal Seite einer Office365 Umgebung zu wechseln und dazu die Möglichkeiten des SSO mithilfe von ADFS zu nutzen. Edge fordert dann immer wieder zum Anmelden auf, was der Internet Explorer “freundlicherweise” nicht macht.

Die Lösung stellt sich wie folgt dar:

Einloggen auf der Konsole des / der ADFS Server
Starten einer PowerShell (Admin)
Ausführen des Befehls:
Get-ADFSProperties | Select -ExpandProperty WIASupportedUserAgents
Dieser listet die unterstützten Browser der ADFS Konfiguration auf

Der Edge Browser fehlt in dieser Liste
Ausführen des Befehls:
Set-ADFSProperties -WIASupportedUserAgents (((Get-ADFSProperties).WIASupportedUserAgents)+’Mozilla/5.0′)
Dies fügt Browser mit der Kennung Mozilla/5.0 in die Liste der unterstützten Browser hinzu
Ausführen des Befehls:
Set-ADFSProperties -WIASupportedUserAgents (((Get-ADFSProperties).WIASupportedUserAgents)+’Edge/12′)
Dies fügt Browser mit der Kennung Edge/12 in die Liste der unterstützten Browser hinzu.
Nochmaliges Ausführen des Befehls:
Get-ADFSProperties | Select -ExpandProperty WIASupportedUserAgents
zeigt, dass die beiden Browser (Kennungen) nun in die Liste der unterstützten Browser aufgenommen sind
Neustart des ADFS Dienstes…

Ab jetzt sollte SSO mit dem Edge Browser funktionieren !!

Hinweis: Falls es NICHT funktioniert, gibt es die Möglichkeit den sogenannten “ExtendedProtectionTokenCheck” auszuschalten. Dieser steht normalerweise auf dem Wert “Allow”. Dadurch wird die ADFS Konfiguration allerdings “angreifbarer” durch Man-in-the-Middle Angriffe !!!

Dazu bitte auch die aus der TechNet entnommene Beschreibung beachten:

Quelle: https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee892317.aspx

Das Ausschalten der Überprüfung erfolgt wieder in einer administrativen PowerShell mithilfe des Kommandos:

Set-ADFSProperties –ExtendedProtectionTokenCheck None

und anschließendem Neustart des ADFS Dienstes.

Diese Beschreibung habe ich dem BLOG Eintrag von Dale Hayter entnommen (Quelle: https://www.blackforce.co.uk/2016/05/11/edge-sso-adfs)

Viel Erfolg beim Testen !!

—Martin

Veröffentlicht in Office365

Rechnet sich “die Cloud” ?

Posted on 24. Oktober 2016 by martinschlenker — Hinterlasse einen Kommentar

Diese Frage wird oft gestellt und lässt sich ad hoc nicht immer ganz einfach beantworten. Vor allem dann, wenn es um echte Zahlen geht. Wer es mal selbst versucht hat und eine Kalkulationstabelle zur Gegenüberstellung produziert hat, der wird mir zustimmen, dass auch das nicht ganz so einfach ist.

Einfacher ist es mit dem Cloud-Kostenrechner von Microsoft. Auf dieser Webseite lassen sich einfache bis mittlere Szenarien schnell und übersichtlich kalkulieren. Da fällt die Entscheidung für oder gegen die Cloud gleich einfacher aus.

Viel Spaß beim “Kalkulieren”

–Martin

Veröffentlicht in Office365